Защита финансов производителя от внутреннего мошенничества

Недавно я стал нежелательным свидетелем случая, когда доверенный сотрудник — главный бухгалтер — присвоил крупные шестизначные суммы. Этот человек оформил кредитные карты на имя компании, используя поддельное «письмо» от собственника с поддельной подписью. Не вдаваясь в ответственность банков и кредитных организаций, позволивших это присвоение, я хочу поделиться уроками, чтобы поднять осведомленность мелких производителей: мошенничество и кражи живы и, возможно, процветают там, где вы меньше всего ожидаете — в вашей собственной компании.

Предотвращение присвоения средств

Я еще не встречал владельца малого бизнеса (здесь — до 25 сотрудников), который не жаловался бы на загруженность — все носят несколько шляп. Когда продажи падают, денег мало, а кредиторы и поставщики требуют платежей и отчетов, давление заставляет многих слепо полагаться на того, кто управляет финансами. Именно тогда вы наиболее уязвимы — когда вы «отчаянны», в стрессе, когда зависите от другого в защите своих активов.

Вот 8 советов, которые стоит учесть, как бы вы ни были заняты. Забота и надлежащие процедуры помогут снизить, а возможно, исключить риск стать жертвой присвоения сотрудником.

Совет №1: Внимательно изучайте банковские выписки

Всегда сам смотрите банковские выписки — ищите аномалии или необычные позиции, и при обнаружении требуйте объяснений. Если вы используете онлайн-выписки, скачивайте их раз в месяц, или лучше — проверяйте реестр операций каждые пару дней. Со временем ваш бухгалтер/контролер поймет, что вы следите, и если у него есть нечестные намерения, он подумает дважды. Максимально затрачиваемое время: 10–20 минут.

Совет №2: Ограничьте лишние полномочия

Ограничьте доступ бухгалтера/контролера к банковским счетам: что они могут просматривать, выполнять и авторизовывать. Они должны иметь доступ к выпискам, но не должны иметь права подписи чеков, права на банковские переводы или подпись от вашего имени.

Совет №3: Ведите дела систематически

Организуйте оплату счетов по графику: раз в неделю, раз в месяц или когда удобно. Когда чеки предъявляются к оплате, требуйте прилагать подтверждающие документы: счета-фактуры, подтверждения закупок, письменные подтверждения и т.д. И изучайте документы — проверяйте суть, основание и сумму. В зависимости от количества счетов за цикл, максимально затрачиваемое время: 15–30 минут.

Совет №4: Требовать подтверждающую документацию

Если чек нужно выписать вне графика — требуйте подтверждающие документы и всегда спрашивайте «зачем?».

Совет №5: Не оставляйте подписанные чеки

Уезжая в отпуск, не оставляйте подписанные чеки. Лучше предупредите ключевых поставщиков, что платежей не будет пока вы отсутствуете. Планируйте отпуск между платежными циклами, чтобы минимизировать потребность в чеках. Если возникнет экстренная необходимость, вы всегда можете позвонить в банк и инициировать перевод — но заранее договоритесь с банком о возможности авторизации переводов по телефону.

Совет №6: Ограничьте сторонние банковские полномочия

Современные инструменты кассового менеджмента позволяют платить поставщикам, коммунальным услугам, подрядчикам онлайн. Рекомендую ограничить это только теми случаями, когда это обязательно — предоставление третьей стороне права списывать средства со счета ради экономии времени в долгосроке может обойтись дороже. Если все же платите онлайн и не сами, помните: банковские выписки обычно разделяют оплаченные чеки и онлайн-платежи — снова ищите аномалии или необычные списания.

Совет №7: Проверка биографии — не формальность

Тщательно проверяйте бухгалтера или контролера. Закажите глубокую проверку биографии, а не поверхностную — разница в цене того стоит, чтобы избежать боли позже. Контролер моего клиента ранее присвоил средства, был осужден, но дешевая проверка это не выявила.

Совет №8: Знайте свою кадровую компанию

Если вы выдаете зарплатные чеки — подписывайте их сами и проверяйте разумность сумм и часов. Узнавайте свой штат. Если используете кадровую компанию — изучайте отчет, приходящий с чеками, в поисках «призрачных» сотрудников. Убедитесь, что кадровая компания надежна и финансово устойчива — помните, вы лично отвечаете за неуплаченные налоги на зарплату. И убедитесь, что только кадровая компания имеет ваш уполномоченный факсимильный штамп. Никаких резиновых штампов с подписью.

Простой здравый смысл? Да, но описанный инцидент длился три года. Надеюсь, у большинства из вас есть процедуры, предотвращающие это.

И помните: честный человек не будет возражать против того, что вы смотрите ему за плечо — так что смотрите.

Дополнительная информация о признаках присвоения, за которыми можно следить.

---

Благодарность Дагу Уотермену, клиентскому советнику CMTC за 4 года, за экспертизу. Даг помогает производителям с финансовыми вопросами и развитием решений. До CMTC 22 года финансовой консультации мелким семейным бизнесам и коммерческий кредитование в крупных банках.