Производители - знаете ли вы, где ваши деньги?

Недавно я стал несчастным свидетелем инцидента, когда доверенный сотрудник Контролер скрылся с шестизначными суммами денег. Это лицо организовало открытие кредитных карт на имя компании, санкционированное «письмом» Принципала, подпись которого была подделана. Не вдаваясь в ответственность банков и компаний, выпускающих кредитные карты, которые допустили это хищение, есть некоторые уроки, которые я хотел бы передать. Надеюсь, это повысит уровень осведомленности мелких производителей о том, что мошенничество и воровство живы и, возможно, процветают там, где вы меньше всего этого ожидаете - в вашей компании.

Как избежать хищений

Мне еще предстоит встретить владельца малого бизнеса (который я определяю как компанию со штатом менее 25 сотрудников) , который не сказал мне, насколько они заняты, так как все они носят несколько головных уборов. Когда продажи падают, наличные деньги остаются на низком уровне, а кредиторы и продавцы стучатся в дверь, требуя платежей и информации, давление заставляет многих из нас чрезмерно полагаться на кого-то, кто управляет цифрами. Однако именно в этот момент вы наиболее уязвимы - когда вы «в отчаянии», когда вы находитесь в состоянии стресса, когда вы полагаетесь на кого-то другого в защите ваших финансовых активов.

Итак, вот 8 советов, которые вы должны учитывать, независимо от того, насколько у вас мало времени. Забота и внедрение надлежащих процедур могут помочь уменьшить, если не исключить, стать жертвой хищений со стороны сотрудников.

Совет №1:внимательно следите за выпиской из своего банка

Всегда, всегда, смотрите сами на свои банковские выписки - ищите аномалии или необычные предметы, а при обнаружении просите объяснений. Если у вас нет бумаги и вы работаете с онлайн-выписками, снимайте выписку раз в месяц или, что еще лучше, просматривайте реестр выписок каждые несколько дней. Сделав это некоторое время, ваш контролер / бухгалтер узнает, что вы смотрите, и, если они имеют в виду нечестность, они дважды подумают. Максимальное время, затрачиваемое на это:10–20 минут.

Совет №2:сопротивляйтесь ненужному авторитету

Ограничьте полномочия бухгалтера / контролера тем, что они могут получить, выполнить и авторизовать с помощью банковских счетов компании. Они должны иметь доступ к банковским выпискам, но не должны иметь права подписи на чеках. Они не должны иметь права переводить средства или подписывать документы от вашего имени.

Совет №3:оставайтесь организованными

Постарайтесь организовать оплату счетов по графику:раз в неделю, каждые 30 дней или когда это возможно. Когда чеки предъявляются к оплате, настаивайте на том, чтобы были приложены подтверждающие документы, такие как счета-фактуры, доказательства покупки, письменные подтверждения и т. Д. И просмотрите документы - проверьте, что, почему и сумма. В зависимости от того, сколько счетов вы оплачиваете за цикл, максимальное время, затрачиваемое на это:15–30 минут .

Совет №4. Требуется резервная копия документации

Когда чек необходимо списать с графика, требуйте резервную копию и всегда спрашивайте, почему.

Совет №5:не оставляйте подписанные чеки без внимания

Отправляясь в отпуск, не оставляйте подписанные чеки. Вместо этого свяжитесь с некоторыми из ваших наиболее важных поставщиков и обсудите тот факт, что в ваше отсутствие платежи производиться не будут. Планируйте свой отпуск между платежными циклами, чтобы необходимость в проверках была минимальной. Если возникнет чрезвычайная ситуация, вы всегда можете позвонить в свой банк и инициировать банковский перевод - но спланируйте заранее и договоритесь с банком чтобы иметь возможность авторизовать банковские переводы с помощью телефонного звонка.

Совет №6:ограничьте авторизацию стороннего банка

Современные инструменты управления денежными средствами включают возможность платить поставщикам, коммунальным предприятиям, подрядчикам и т. Д. Через Интернет. Я предлагаю ограничить этот метод теми поставщиками, которым он требуется - предоставление третьей стороне разрешения на списание средств с банковского счета вашей компании для оплаты счетов в интересах экономии времени может в конечном итоге обойтись вам гораздо дороже, чем дополнительные затраты на рабочую силу. Если вы настаиваете на оплате счетов через Интернет и не хотите делать это самостоятельно, в банковских выписках обычно указываются чеки, оплаченные отдельно от онлайн-платежей, поэтому еще раз обратите внимание на списания со счета за аномалии или необычные предметы.

Совет №7:проверка данных имеет значение

Тщательно проверьте своего бухгалтера или контролера. Платите за тщательную проверку биографических данных вместо беглого - разница в цене стоит того, чтобы избежать боли позже. Контролер моего клиента и раньше занимался хищениями, был осужден и так и не обнаружился при сокращенной проверке биографических данных.

Совет № 8:знайте свою платежную ведомость

Если вы выписываете чеки по заработной плате, вы должны их подписать и убедиться, что суммы и часы разумны. Убедитесь, что вы знаете своих сотрудников. Если вы пользуетесь службой расчета заработной платы, отсканируйте отчет, который прилагается к чекам по заработной плате, снова найдите любого сотрудника, который не является сотрудником. Кроме того, убедитесь, что компания по начислению заработной платы пользуется репутацией и имеет финансовую устойчивость - помните, вы несете личную ответственность за любые неуплаченные налоги на заработную плату. И убедитесь, что только компания по начислению заработной платы имеет вашу авторизованную факсимильную подпись. Никаких резиновых грифов для подписи.

Здравый смысл? Да, однако инцидент, о котором я упоминал выше, произошел в течение трех лет. Надеюсь, у большинства из вас есть процедуры, чтобы этого не случилось с вами.

И помните:честный человек не будет обижаться на то, что вы оглядываетесь через плечо, поэтому, пожалуйста, сделайте это.

Вот дополнительная информация о предупреждающих знаках хищения, за которыми вы можете следить.

Спасибо Дагу Уотерману, который четыре года работал консультантом по клиентам в CMTC за вклад в его знания. Дуг регулярно помогает производителям с их финансовыми проблемами и помогает им находить решения. До прихода в CMTC Дуг в течение 22 лет предоставлял услуги финансового консультирования малым семейным предприятиям и был коммерческим кредитором крупных коммерческих банков.