Экономия 306 000 часов: как наши роботы революционизировали операции

Как компания-автоматизатор автоматизирует саму себя?

Мы часто слышим этот вопрос. И не зря! Если мы призываете вас стать полностью автоматизированным предприятием™, разумно, чтобы мы сами таковыми были.

Вчера мы отчитались за первый квартал как публичная компания. Начиная сегодня, каждый квартал после отчетности мы будем анонсировать свежую статистику нашей собственной enterprise-wide программы автоматизации, возглавляемой нашим Центром компетенций (CoE) по автоматизации. Сегодня мы автоматизировали более 306 000 часов работы внутри компании, одновременно расширив штат до более чем 3000 сотрудников UiPath по всему миру.

306 000 часов освобожденной производительности — это эквивалент прыжка на 12 500 дней вперед* до августа 2055 года. Или практичнее: каждый сотрудник UiPath внес 54 недели работы в год (а не 52). Наши роботы — ключевой компонент устойчивого роста.

*Это исходя из 24-часовых суток. Если считать 8-часовой рабочий день (стандарт во многих странах), члены команды возвращают почти 40 000 рабочих дней благодаря своим роботам.

Наш опыт опровергает популярный нарратив о негативном влиянии автоматизации на рабочие места. Для нас и многих клиентов программные роботы позволяют улучшить клиентский и сотрудникский опыт, увеличить операционный леверидж и решить парадокс продуктивности (несмотря на десятилетия технологического прогресса, темпы продуктивности общества падают).

Мы надеемся, что наши уроки помогут вашему пути к полностью автоматизированному предприятию. Полностью автоматизированное предприятие:

1. Назначает всю автоматизируемую работу роботам с масштабированным CoE;
2. Освобождает сотрудников для фокуса на полноценной, ценной и стратегической работе;
3. Демократизирует автоматизацию и создает армию гражданских разработчиков;
4. Внедряет искусственный интеллект (AI) во все аспекты работы.

Урок 1: Назначьте всю автоматизируемую работу роботам с масштабированным CoE

Естественно, сотрудники UiPath брали на себя проекты автоматизации с основания компании. Но в 2019 году мы прилагали усилия для масштабирования глобального CoE автоматизации.

Нам нужен был выделенный CoE для идентификации лучших процессов для автоматизации в каждом департаменте, оценки и построения краудсорсированных идей роботов, и отслеживания влияния нашей программы.

Наш CoE видит мир, где:

• Каждый клиент выигрывает от нашего опыта использования собственной технологии;
• Каждый сотрудник имеет легкий доступ к технологиям автоматизации;
• Мы делаем «робота для каждого человека™» реальностью каждый день.

UiPath Automation Hub стал критически важным в развертывании нашей enterprise-wide стратегии автоматизации. Он позволяет идентифицировать, управлять и приоритизировать наш конвейер идей автоматизации в одном месте вместо мучительного процесса согласования отдельных таблиц, стикеров с идеями и писем.

Для достижения автоматизации в масштабе нам нужно было разжечь и вырастить энтузиазм по всей компании. Традиционно у организаций два варианта структуры CoE: централизованная или федеративная.

• Централизованная модель CoE объединяет цифровую трансформацию в одной ключевой команде, владеющей организационной стратегией.
• Федеративная структура CoE делегирует стратегию автоматизации отдельным бизнес-юнитам, которые определяют свои цели.

Мы смешиваем оба подхода. Основная часть нашего CoE работает в Румынии, но их дополняют внутренние чемпионы автоматизации и гражданские разработчики в каждой команде по всему миру.

Через запросы через чемпионов автоматизации, CoE помогает каждому департаменту назначить всю автоматизируемую работу роботам.

Например:

• Финансы оптимизировали процесс order-to-cash, связав множество систем: Salesforce, Netsuite и др.
• Маркетинг использует роботов для консолидации релевантной информации для еженедельных писем команде продаж.
• Закупки объединяют информацию из системы закупок Coupa с другими downstream-приложениями, ускоряя обработку заказов.
• Юридический отдел обеспечивает GDPR-комплаенс во всех базах данных компании.
• People Ops построил робота «Avokudos», поощряющий сотрудников делиться позитивной обратной связью в Slack.

У нас также есть множество unattended-автоматизаций, работающих на фоне. Команда финансов автоматизировала order-to-cash с множеством time-saving unattended автоматизаций.

Посмотрите полную инфографику, чтобы увидеть все способы, которыми команда финансов UiPath использует роботов.

Урок 2: Освободите сотрудников для фокуса на полноценной, ценной работе

Наш путь к 306 000 часам экономии не был бы возможен без UiPath Assistant.

Установленный прямо на рабочий стол каждого сотрудника, UiPath Assistant дает доступ к библиотеке готовых автоматизаций и приложений, работающих на автоматизациях, доступных по клику мыши.

Через UiPath Assistant пользователи могут быстро развертывать роботов на своих компьютерах. Эти автоматизации позволяют делать все: от извлечения текста с любого изображения с OCR до управления презентацией голосом и создания коммерческих предложений.

Используя библиотеку готовых роботов, каждый сотрудник может переключить внимание на построение отношений с клиентами вместо заполнения утомительных форм.

Урок 3: Демократизируйте автоматизацию и коммуницируйте часто

Мы делились тем, как думаем: неожиданная звезда IT — гражданский разработчик.

Гражданские разработчики были неотъемлемы в наших собственных усилиях по автоматизации. Естественно, среди наших CoE, Presales, Customer Success и Product команд сотни профессиональных разработчиков. И они безусловно приносят огромную ценность и часы экономии, но гражданские разработчики из неожиданных областей — Маркетинга, Продаж, Закупок — также появляются.

Предоставление гражданским разработчикам инструментов для успеха — жизненно важная обязанность CoE. Каждый сотрудник имеет доступ не только к Assistant и Automation Hub, но и:

• UiPath StudioX для построения собственных автоматизаций на простом low-code холсте;
• UiPath Apps для создания кастомных интерфейсов для своих автоматизаций;
• UiPath Automation Ops упрощает CoE управление доступом к этим инструментам и дает гражданским разработчикам необходимые guardrails.

CoE также спонсирует формальную программу гражданских разработчиков, через которую почти 100 сотрудников получили официальное обозначение. Они дополняют CoE, беря на себя простые проекты автоматизации, выявленные в Automation Hub.

На следующей неделе DevCon будет целая сессия о том, как двигать гражданскую автоматизацию. Бесплатное виртуальное мероприятие открыто для публики и идеально для вашей команды CoE:

Мы также обнаружили, что коммуникация ключева в развитии гражданских разработчиков.

Все enterprise инициативы автоматизации нуждаются в прозрачной, постоянной коммуникации. Без нее команды работают в силосах и упускают кросс-функциональные возможности. С ней члены команды чувствуют себя уполномоченными и вовлеченными в использование новой технологии инновационными и вдохновляющими способами.

Наш CoE коммуницирует через три основных канала:

1. Automation Hub. Это наш лучший актив для обмена и исследования идей автоматизации.
2. Slack. Мы добавили всех сотрудников в CoE-специфический канал (с роботом, естественно), где публикуем регулярные анонсы.
3. Интранет-страница CoE. Мы создали внутреннюю домашнюю страницу для CoE, где сотрудники видят результаты автоматизации, просматривают ежемесячный скоукард, отзывы и отправляют идеи в Automation Hub.

Этот подход создает двустороннюю коммуникацию между CoE и остальным UiPath. Через эти три канала люди видят реальную работу роботов в компании, вдохновляются для отправки своих идей и получают обновления о в процессе автоматизациях.

Урок 4: Внедряйте AI во все аспекты работы

AI-возможности предлагаются по всей платформе UiPath: от Task Mining для идентификации кандидатов на автоматизацию до AI Computer Vision, позволяющего роботам видеть экраны как мы.

Как «клиент ноль», тестирующий новые продукты, CoE имеет первый ряд для использования AI-автоматизаций. В последнем году мы использовали AI для обнаружения бизнес-процессов, ускорения обработки инвойсов и оптимизации IT help desk сервисов.

Хотите проложить свой путь к 306 000 часам экономии (и дальше) с AI-наполненными инструментами?

Исследуйте UiPath.com/CoE, чтобы узнать:

• Как мы используем Task Mining для выявления идеальных кандидатов на автоматизацию;
• Некоторые любимые автоматизации нашего C-suite;
• Как шутящий чат-бот трансформирует наш IT Service Desk.

Добавьте в закладки UiPath.com/CoE для больших уроков на нашем пути к полностью автоматизированному предприятию.

Мы с нетерпением ждем делиться прогрессом нашей внутренней автоматизации каждый квартал.