Простое отслеживание активов:электронные таблицы, штрих-коды, ручка и бумага… Подходят ли они вам?

Существует давняя гипотеза о том, что само искусство письма было изобретено для документирования купли-продажи товаров и ведения счетов. В то время как современное общество явно вышло далеко за рамки старых глиняных табличек или перьев и чернил, простая электронная таблица для отслеживания активов, решение для штрих-кода и / или хорошее, старое перо и бумага - все это в том или ином смысле является современными эквивалентами.

С появлением письменности одним из первых вещей, которые обнаружили древние купцы и предприятия, было то, что поддерживать инвентарь сложно. Чтобы выжить и процветать, им нужны были записи о продажах, и таким образом родилась бухгалтерская книга.

Мы рассмотрим несколько основных методов, которые помогут выполнить работу, особенно если вы только начинаете или у вас мало средств. Однако стоит отметить, что ни один из этих методов не решит проблему отслеживания объектов вне помещений.

Рекомендуемая литература:[Объяснение] Что такое отслеживание активов и связанные вопросы

От пера и чернил к ручке и бумаге

Несмотря на то, что наш мир сильно отличается от прошлого, то, что нам нужно записывать и поддерживать, на самом деле нет.

Тогда и сейчас предприятия применяли все более изощренные методы измерения и управления поступающими грузами, сырьем и материалами, готовой продукцией, инструментами и оборудованием, а также другими ценными ресурсами. Но все сводится к простейшим инструментам:ручке и бумаге.

На протяжении веков этот базовый набор инструментов играл важную роль в управлении активами и запасами для предприятий всех типов и размеров - от торговых домов Венеции и Гамбурга до производственных предприятий индустриальной эпохи. Фактически, это был единственный вариант, доступный до появления автоматизации данных.

Компании могли печатать результаты, но подсчет происходил вручную. Точно так же этого метода было более чем достаточно, когда дело доходило до управления ресурсами, используемыми для создания всех типов и размеров капитальных благ.

Хотя мы обычно не думаем о ручке и бумаге как о технологии, это по определению, учитывая его практическое применение для отслеживания запасов, с помощью прилежных сотрудников, обученных отслеживать и точно регистрировать каждую транзакцию.

Но по большей части метод ручки и бумаги не только требует времени и сложен в масштабировании, но и подвержен простым ошибкам. Учитывая невероятную скорость, с которой что-то делается в наши дни, бумажные документы просто не успевают за ними. Например, дом площадью 650 квадратных футов можно распечатать в 3-м формате за 24 часа!

Более того, отслеживание активов, связанных с ручкой и бумагой, становится все более громоздким при больших масштабах. Конечно, можно подсчитать количество товаров в небольшом продуктовом магазине, но как насчет пяти небольших продуктовых магазинов, 50 или 1000?

А склад для промышленного производства, куда ежедневно приходят запчасти и материалы; ведет их инвентаризацию для ожидаемых производственных нужд; а также отправляет партии на завод ежедневно?

Вы можете использовать ручку и бумагу, но тогда вам придется ежедневно сопоставлять все входы и выходы, одновременно проверяя числа дважды и трижды, чтобы убедиться, что они верны. Излишне говорить, что в сегодняшней деловой среде проблемы масштабирования, целостности данных, точности в реальном времени и расстояния мгновенно станут непреодолимыми.

Таким образом, эффективность в значительной степени «списала» этот метод с мертвой точки.

Что будет дальше? Отслеживание объектов штрих-кода

Следующая крупная система управления запасами активов была запущена в продуктовых магазинах, когда они перешли от ручки и бумаги к решению со штрих-кодом.

Вы не поверите, но штрих-коды были изобретены в 1949 году. Первые штрих-коды 1D представляли собой комбинацию тонких и толстых линий, представляющих числа, которые мог интерпретировать визуальный сканер. И сначала эти следящие марки были круглыми. Вот фрагмент оригинальной заявки на патент.

Несмотря на проблемы, связанные с ручкой и бумагой, только продуктовым магазинам потребовалось более 20 лет, чтобы внедрить штрих-коды. Но вскоре они стали повсеместными в сфере производства продуктов питания в качестве первой формы технологии автоматизированной идентификации активов.

После создания системы инвентаризации штрих-кода быстро стали основным направлением производства, логистики, складирования и розничной торговли. В сочетании с возможностью хранить данные об активах в файлах, доступных для компьютера, штрих-коды намного превосходили ручку и бумагу, когда дело касалось масштабируемости, эффективности и точности.

Рабочим больше не нужно было знать каждый предмет в лицо. Более того, в отличие от метода ручки и бумаги, штрих-коды предотвращают непреднамеренные ошибки человеческого фактора, такие как неправильный подсчет или ошибки транскрипции. И их можно легко прикрепить к чему угодно, для чего нужен идентификационный номер.

Затем появились активы и Таблица отслеживания оборудования

С появлением более сложных электронных таблиц и Интернета данные, созданные с использованием штрих-кодов для управления запасами и отслеживания активов, позволяют в реальном времени определять местонахождение запасов и активов.

Если товары сканируются при входе и выходе из системы инвентаризации, штрих-коды могут предоставить точную и своевременную информацию для отслеживания. Кроме того, штрих-коды со временем стали более совершенными, превратившись из своей исходной конфигурации линий в современные QR-коды, способные передавать в сотни раз больше информации.

Каждая посылка, доставляемая UPS или FedEx, имеет версию штрих-кода, которая используется для обозначения перехода от одного этапа процесса доставки к другому. Каждое из этих действий вводится в базу данных, которую затем можно просмотреть как электронную таблицу отслеживания активов.

Эти электронные таблицы могут обновляться в режиме реального времени со всеми новыми записями, и, если они хранятся в Интернете, последние данные в системе могут быть просмотрены кем угодно и откуда угодно. И в качестве примечания:если вы используете электронные таблицы, это переводит вас на второй этап цифровой трансформации в спектре управления активами Интернета вещей.

В то время как ручки произвели революцию в перьях (и в конечном итоге сделали их устаревшими), электронные таблицы во многом устаревшие традиционные бухгалтерские книги для компаний с небольшим бюджетом или без него. Преимущества отслеживания активов в этом сценарии:

1. Бесплатное отслеживание активов

Почти у каждого есть компьютер, и почти каждый компьютер имеет доступ к бесплатным или недорогим приложениям для работы с электронными таблицами, таким как OpenOffice, Google Sheets или Office 365. Таким образом, если вы можете печатать с относительной точностью, с помощью электронных таблиц возможно бесплатное отслеживание ресурсов.

2. Супербыстрая визуализация и другая математика

Таблицы действительно хороши для выполнения и графического отображения даже самых сложных вычислений. В самом деле, есть масса изобретательных вещей, которые вы можете сделать с электронной таблицей, например, составить график заказов определенного элемента с течением времени.

Благодаря продуманному планированию и одному из современных инструментов для работы с электронными таблицами вы можете быстро подсчитывать и собирать нужный объем ценных данных, используя богатые и надежные функции визуализации (также известные как диаграммы и графики) для отображения тенденций и закономерностей.

3. Базовая интеграция

Вы также можете интегрировать эти диаграммы и графики в другие приложения или использовать сторонние приложения, чтобы делать больше с вашими данными. Например, вы можете разработать систему для отправки уведомления, когда в вашу электронную таблицу добавляется новая строка.

А если вы используете сканер для отслеживания основных средств, вы можете извлечь основные идентификационные данные о своих активах прямо в свою электронную таблицу.

Естественно, следующий шаг эволюции электронных таблиц, штрих-кодов и QR-кодов - это способность соотносить местоположение считывающего устройства с датой и отметкой времени последней записи актива в электронную таблицу.

Например, смартфоны хороши для сканирования QR-кодов, поскольку считывающее устройство может записывать местоположение актива в это точное время, тем самым улучшая полноту данных отслеживания активов. Таким образом, вы не только знаете, что актив поступил на объект или покинул его, но и знаете, где и когда была совершена эта транзакция.

Конечно, как и ручка и бумага, сканирующие устройства - ручные или установленные - подвержены человеческим ошибкам. Заказчики и сотрудники могут непреднамеренно пропустить сканирование, пропустить сканирование, забыть сканировать или сканировать более одного раза. Ввод данных под руководством человека подвержен ошибкам на каждом последующем шаге вручную в процессе инвентаризации и ввода данных; и каждый перевод активов от отправки к получению или от одной компании к другой.

И наоборот, каждое усовершенствование в технологии автоматизации и отслеживания активов было разработано с целью уменьшения количества ошибок, ускорения создания данных и обеспечения ввода и обработки данных в реальном времени. Современные решения для отслеживания активов объединяют доступ к данным и аналитику, чтобы сделать следующий большой шаг на пути к безошибочному сбору и хранению данных.

Эти технологии позволяют определять идентичность самих активов, а также их местонахождение и состояние без помощи машин, таких как стационарный считыватель штрих-кода. Они также устраняют необходимость ручного сбора данных с помощью сканера штрих-кода или смартфона.

Вместо этого активы отслеживаются с помощью тега отслеживания активов, а данные о местоположении генерируются автоматически без каких-либо дополнительных действий человека. Доступно множество вариантов тегов, различающихся по стоимости и / или применению.

Когда компания достигает этого порогового значения в реальном времени, базовые данные и анализ (POS-отчеты, скорость продаж, уровни и пороговые значения запасов, автоматический запуск заказов на складирование и т. Д.) Значительно повышают эффективность и снижают затраты.

Безусловно, вселенная технологий управления запасами продолжает развиваться, предлагая самые разные варианты, начиная от приложений для отслеживания активов и штрих-кодов, и заканчивая сложным программным обеспечением для отслеживания активов в реальном времени и старой резервной ручкой и бумагой.

И потребности каждой компании различны и полностью зависят от ценности, которую она требует, и имеющихся у нее ресурсов - человеческих или финансовых.

Итак, если у вас есть вопросы о том, какая технология вам подходит, напишите нам.