Безопасное хранение данных: 6 правил выбора правильного решения

По мере роста бизнеса растет и потребность в защищенном профессиональном хранении данных.

Ваша цифровая база расширяется каждый день: каждое отправленное/полученное письмо, каждый новый клиент, каждый завершенный проект. При внедрении новых бизнес-систем и приложений, создании файлов, генерации записей БД — нужно больше места для хранения.

Тренд массовой генерации цифровых данных затрагивает каждый бизнес. По аналитическим отчетам, мировой спрос на хранение данных достиг почти 15 000 эксабайт в прошлом году. С такой цифрой понятно, почему выбор профессионального решения хранения — частый вызов в бизнес-мире.

Что компании ищут в решении хранения данных

Быстрорастущий объем данных — только один вызов. Компилируя больше файлов, нужны лучшие методы защиты. Обеспечение миссионно-критичных файлов и БД — приоритет №1 для бизнеса, все более экспонированного кибератакам.

Также нужно обеспечить доступность данных для команд в любой точке. Работают ли удаленно или используют множественные устройства для доступа к бизнес-документам — вы должны дать легкий и безопасный доступ к файловой системе компании.

Это лишь некоторые причины, почему выбор безопасного хранения данных — сложная задача. Добавляя стоимость — становится еще сложнее.

Большинство бизнес-исполнителей не понимают методы доступа к хранилищу, производительность, резервирование, риски, бэкап, disaster recovery. Это усложняет жизнь ИТ-админам, оправдывающим затраты на доп. хранилище.

Почему хранилище так сложно управлять?

У малого бизнеса ограниченные системы хранения, неспособные расширяться с ростом нужд. ИТ-департаменты сталкиваются с высокими затратами на хранение плюс безопасность и лицензии.

У крупного бизнеса — проблема найти решение, одновременно гибкое и безопасное. Особенно важно для регулируемых отраслей: Финансы, Госсектор, Healthcare.

Какой бы ни был фокус бизнеса, поиск идеального профессионального решения может зайти в тупик.

1. Оцените текущие и будущие потребности в хранении

Первое правило — адресовать текущие и будущие нужды.

Знаете ли минимальные требования хранилища для приложений, драйверов устройств и т.д.? Из оставшегося места — хватит ли на 5 лет бизнес-потребностей?

Если неуверены — оцените текущий объем и сравните с нуждами через 5 лет. Конечно, можно ограничить почтовые ящики сотрудников и квоту на общем диске. Но как долго бизнес выдержит такие ограничения? Дойдете до точки, где бизнес перерастет хранилище.

Продолжая добавлять новых клиентов и проспектов в CRM — ожидайте экспоненциальный рост потребности в хранилище. Даже с превентивными мерами (удаление дублей в CRM, рутинная очистка) — потребность будет расти. Приложения требуют обновления/патчи, новые приложения добавляются — потребность в месте для всего этого растет.

2. Рассмотрите нужную функциональность хранилища

После оценки нужд — следующая важность: функциональность хранилища. Фундаментальный аспект, легко упускаемый. Какую функцию выполняет хранилище вообще?

К этому моменту вы должны были ответить: зачем покупаете хранилище. Типично: снижение ИТ-затрат, повышение продуктивности, поддержка экспансии бизнеса. Вместо покупки физ. серверов или добавления дисков для обслуживания — централизуйте хранение и управление в облаке.

Облако повысит сетевую производительность и сделает данные доступнее сотрудникам. Более того — критические активы доступны при сбое системы. Некоторые факторы, движущие к оптимальному решению.

Нужно определиться: подойдет ли shared публичное облако или стоит рассмотреть приватный вариант. У обоих преимущества, под разные нужды. Если идея — делиться менее чувствительной инфой в публичном облаке — не нужно значительно инвестировать в экспансию хранилища. Выделенные и более безопасные опции, соответствующие высшим требованиям безопасности и compliance — могут быть дороже.

Поэтому спрашивайте себя: что нужно прямо сейчас и какие цели в будущем. Ответы дают стартовую точку для решения о типе решения.

Если не знаете или не можете определить функцию — можно предположить, что shared решение не нужно. Многие малые бизнесы не нуждаются в выделенных провайдерах серверов.

Но всё зависит от прогноза бизнеса через пару лет. Если организация опирается на построение большой клиентской базы — смоделируйте: сколько клиентов/проспектов будет, сколько хранилища на запись. Умножьте на планируемое число записей — грубая оценка необходимого объема.

3. Переопределите процессы информационной безопасности

Безопасность данных — жизненно важный вопрос при выборе и внедрении решения хранения. Без звучной стратегии безопасности хранилища рискуете потерять чувствительные данные. С растущей тревожной частотой утечек — интегрируйте решения безопасности в каждый шаг управления данными.

Многие бизнесы рискуют терять данные на своей инфраструктуре из-за уязвимостей платформы или плохих практик безопасности. Особенно актуально для публичных/гибридных облаков, где сторонний вендор несет часть ответственности за безопасность.

Пока облако не небезопасно по природе, отсутствие лучших практик безопасности хранилища и спец. ПО делает облачные данные уязвимее. Для адекватной защиты — внедряйте лучшие практики информационной безопасности на множественных уровнях.

Это включает: обучение сотрудников лучшим практикам кибербезопасности, внедрение новых физ. процедур безопасности, найм data scientists, разработку планов DR. Если данные на множественных платформах или у разных провайдеров — может стать сложным, так что учитывайте до выбора.

Держите операционные аспекты безопасности в уме при выборе: устройства безопасности, администрирование безопасности, мониторинг данных. Зашифрованы ли данные в хранилище и транзите?

Тот факт, что облачное хранилище уязвимо, не значит, что ваши данные должны быть. Понимайте: где хранятся данные, как передаются, у кого ключи. Пример: что значит аутage для бизнеса? Есть ли валидный SSL сертификат? Хорошая ли репутация у CA? Недавние крупные аутage случались из-за истекших SSL сертификатов.

Кроме того, учитывайте тип бэкап данных. Чувствительные данные должны быть зашифрованы и защищены отдельно от нечувствительных. Многие используют гибридное облако чтобы критичные данные были на неприступной платформе, защищенные разными мерами безопасности.

Также нужно enforce строгую политику использования и хранения данных по всей компании. Сотрудники должны осознавать чувствительность клиентской инфы и лучшие способы защиты. С комплексным обучением безопасности сотрудники становятся лучшими стражами критичных файлов.

4. Опции бэкапа и дедупликации данных

Другое правило при выборе профессионального решения — дедупликация.

Процесс идентификации уникальных сегментов данных путем сравнения с ранее сохраненными. С автономным бэкапом те же данные могут постоянно сохраняться после завершения дедупликации. Зачем сохранять и бэкапить дубликаты? Дедупликация сохраняет только уникальные данные в сжатом формате.

Дедупликация снижает требования к хранилищу, устраняя избыточные данные. Также улучшает скорость обработки, снижая нагрузку на сервер. Дополнительно — уменьшает объем данных для управления и увеличивает скорость восстановления.

Представьте обрабатываемую мощность на просеивание гигабайт дубликатов, не говоря о путанице — какие файлы релевантны. Другой взгляд: можно в итоге платить за больше хранилища, чем нужно. Экономия за счет устранения дубликатов — не придется масштабировать хранилище.

Можете обнаружить, что дедупликация освобождает место, за которое уже платите. Новое пространство для приложений или других нужд.

Дедупликация — метод деклаттеринга папок и БД. В зависимости от данных — ручной или автоматический процесс. Первый шаг — найти инструменты ищущие похожие данные/файлы, так как дедупликацию не легко найти. Нашли — удалите или решите, нужно ли.

5. Сравните скорость и емкость разных решений

Выбрав опцию хранилища, определите нужную производительность и емкость. Емкость — легко определить, очевидная функция. Производительность — легко объяснить, трудно квантифицировать. Может быть трудно определить нужную полосу, латентность, burst скорости.

Пока ИТ-профи спорят о скорости процессора vs хранилище, вам как владельцу бизнеса важна производительность оплачиваемого хранилища. Можно пoiresеаrch, какие процессоры дают лучшую производительность для хранения. Если выбрали shared решение — узнайте, какие процессоры у провайдера.

Не нужно полного понимания скоростей процессоров. Но рассмотрите: dual/quad core 2.8 GHz лучше single core 3.4 GHz. Два ядра запускают две программы одновременно на 2.8 GHz, single core 3.4 GHz должен делить мощность. Значит 3.4 GHz ограничен до 1.7 GHz. Помимо CPU, скорость памяти должна адекватно соответствовать.

6. Найдите провайдера, на которого можно положиться

Если рассматриваете переход в облако или покупку доп. shared хранилища — учитывайте надежность за ним. Нужен надежный вендор или провайдер дата-центра и SLA, адаптированный под ваши нужды.

SLA должен указывать: допустимый даунтайм, надежность, резервирование, disaster recovery — чего ждать от shared решения. Также учитывайте методы и технологии безопасности данных провайдера. Даст спокойствие насчет доступности данных даже при катастрофе.

ИТ-админ должен вклиниться — надежность означает разницу между часами/днями ожидания восстановления при катастрофическом сбое. Даже если не думаете, что будете обращаться к хранилищу ежечасно/ежедневно/еженедельно/ежемесячно — нужно обеспечить его наличие когда нужно.

Концепции доступности и резервирования равно важны. Не думайте о хранилище как о типичном сервере. Почти всегда решения построены и управляются через энтерпрайз серверы с теми же физ. компонентами. Малый бизнес должен смотреть на mid-to-high-end провайдера для поддержки их lower-end серверов. Независимо от размера компании или серверов — все принципы надежности применяются. Придется взвешивать надежность и риски безопасности, определять лучший выбор.

Пример: планируете использовать хранилище для legacy данных, к которым обращаетесь раз в квартал/год? Тогда надежность не так критична, как для данных, к которым сотрудники обращаются ежедневно/ежечасно.

Заключение: Поиск защищенного провайдера хранения данных

Резюмируя: потребность в профессиональном хранении растет с бизнесом. Так же растет потребность в комплексной и актуальной стратегии безопасности.

Для преодоления вызова — проведите начальную оценку текущих и будущих нужд, исследовайте вендоров хранилища и опции безопасности. Получив четкую картину функций и потребностей платформы — рассмотрите, как адекватно ее защитить.

Построение архитектуры безопасности, отвечающей всем нуждам гибкости и масштабируемости — может быть сложной задачей. Облачные вычисления дают гибкость, но все равно нужны сильные стратегии безопасности и управления данными для поддержания высшего уровня безопасности. Поэтому выбор безопасного варианта хранения — обязательная часть стратегии цифровой трансформации компании.

С правильным решением можно оптимизировать все критические процессы. Следуя советам этой статьи, повышаете шансы на отличное решение.