Управление инвентаризацией активов:инструменты и процесс объяснения

Если кто-то попросит у вас список активов вашей компании, вы сможете его предоставить? А как насчет точного местоположения, состояния и использования каждого актива?

Организации с большим количеством физических активов могут ответить на эти вопросы только в том случае, если у них есть правильная система управления запасами активов и соответствующие процессы. Такая настройка играет важную роль в снижении затрат на управление активами и повышении общей производительности бизнеса.

Чтобы сделать это, вам сначала необходимо понять, что влечет за собой управление запасами активов и какие инструменты вы можете использовать для оптимизации и оптимизации этого процесса.

Разница между управлением активами и управлением запасами

Управление запасами активов - это в некотором смысле дитя управления активами и управления запасами. Итак, чтобы понять управление запасами активов, нам сначала нужно объяснить общие концепции.

Вот необходимые определения, которые помогут сформулировать обсуждение.

Что такое актив?

Активы - это ресурсы, которые компания использует для ведения своего бизнеса:производства товаров или оказания услуг.

Чаще всего слово «актив» используется для обозначения физических активов, таких как машины, транспортные средства, приспособления, компьютерное оборудование, мебель и т. Д.

В более широком смысле слова актив может также означать интеллектуальную собственность (например, патенты) и цифровые активы (например, важные документы, вебинары, видео, технические документы…).

Что такое инвентарь?

Слово «инвентарь» относится к широкой категории материалов и предметов, которые используются для создания продукта, а также для готовой продукции, которую компания планирует продавать. Существует много различных типов инвентаря, основными из которых являются:

• сырье и компоненты (элементы, которые будут частью конечного продукта)
• Запасы незавершенного производства (полуфабрикаты; полуфабрикаты)
• готовая продукция (товары, которые компания планирует продать)
• инвентарь для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (MRO) (расходные материалы, необходимые для выполнения работ по техническому обслуживанию).

Что такое управление активами?

Управление активами относится к набору инструментов и методов, которые используются для отслеживания, обслуживания и ремонта активов компании. Он охватывает весь жизненный цикл актива, от закупки до утилизации.

Основными целями управления активами являются:

• отслеживание активов компании
• поддержание активов в рабочем состоянии, чтобы снизить вероятность непредвиденных поломок и продлить срок службы активов.
• для оптимизации всех работ по техническому обслуживанию (как реактивных, так и упреждающих).

Хорошее управление активами всегда приводит к повышению эффективности активов, меньшему количеству инцидентов, связанных с безопасностью, повышению производительности бизнеса, и, что наиболее важно, более низкие эксплуатационные расходы .

Что такое управление запасами?

Управление запасами включает в себя инструменты и методы, используемые для управления вашими запасами. Он включает в себя такие действия, как покупка, хранение и отслеживание запасов. Он также следит за товарными запасами и производственным спросом, чтобы делать точные прогнозы запасов на ближайшие месяцы.

Плохие методы управления запасами приводят к затовариванию и занижению запасов, потере товаров, проблемам с поставщиками и поставщиками и различным проблемам с производительностью , все это может негативно повлиять на вашу прибыль.

Важным подразделом управления запасами является управление запасами запчастей. Он используется для прогнозирования, покупки, хранения и отслеживания запасов ТОиР. У позиций ТОиР есть специальный раздел, потому что они являются единственным типом инвентаря, который не входит в конечный продукт . Вместо этого это предметы, используемые для обслуживания и ремонта активов компании (расходные материалы, такие как клеи и сварочные стержни, принадлежности для уборки, канцелярские товары, запасные части для различных активов…).

Цель управления запасами активов

Как следует из названия, инвентаризация активов связана с наличием актуальной инвентаризации активов вашей компании.

Управление запасами активов является частью стратегии управления активами, цель которой:

• создать центральное хранилище всех активов, которые компания хочет отслеживать.
• отслеживать физическое расположение активов компании (особенно важно для активов, которые используются в разных местах, например, для транспорта и строительного оборудования).
• отслеживать использование активов (время использования актива и время простоя)
• отслеживать эффективность активов
• отслеживать состояние актива (часто это делается путем просмотра истории обслуживания соответствующего актива).
• отслеживать актив на протяжении его жизненного цикла (чтобы бухгалтерский учет мог должным образом амортизировать основные средства с течением времени и чтобы менеджеры могли планировать модернизацию или выбытие и покупку заменяющих активов)

Естественно, вы не можете применить все эти элементы к каждому отдельному объекту. Вы не собираетесь измерять эффективность своей мебели или отслеживать, если система вентиляции здания переместилась в другое место.

Организация должна решить, какие показатели они хотят отслеживать для различных активов.

Роль отслеживания активов в управлении запасами активов

При отслеживании активов используются электронные теги для отслеживания текущего местоположения, пользователя, состояния и места хранения актива.

Есть несколько способов отслеживать активы:

• этикетки со штрих-кодами.
• RFID
• Bluetooth с низким энергопотреблением (BLE)
• GPS

У каждого актива должен быть уникальный идентификатор, поэтому мы не оставляем места для интерпретации и путаницы при наличии нескольких активов одного типа. По тем же причинам рекомендуется иметь центральное хранилище ваших активов с соответствующими журналами активов.

Эти журналы особенно полезны для отслеживания движения активов, использующих этикетки со штрих-кодом. Они записывают, когда актив был перемещен в последний раз и кто его перемещал (кто является текущим пользователем актива). Другими словами, вы можете отслеживать цепочку поставок предметов, которые часто перемещаются.

Более продвинутые методы отслеживания, такие как GPS, позволяют отслеживать местоположение актива в режиме реального времени. Тем не менее, журналы активов по-прежнему очень полезны, поскольку они отслеживают историю обслуживания и затраты, связанные с каждым активом.

Наличие системы отслеживания активов значительно снижает вероятность кражи или потери важного предмета. Более того, данные, которые генерирует система, можно использовать для расчета амортизации активов (и для других финансовых целей).

Преимущества использования системы управления запасами активов

Внедрение системы управления запасами активов (иногда сокращенно AIM) помогает вам создать центральное хранилище ваших активов. Возможность сделать это выгодна по-разному.

1) Повышение производительности

Знание местоположения каждого актива, его состояния и степени использования может повысить производительность на многих различных уровнях.

Зная, где находится актив, сотрудникам не нужно тратить время на отслеживание его местонахождения.

Зная его состояние, вы исключаете вероятность того, что сотрудник потратит время на подготовку к определенному процессу только для того, чтобы обнаружить, что актив сломан, частично функционирует или отключен для проведения профилактических работ.

Отслеживая использование активов и производительность, организация может планировать обновления или покупку новых активов в соответствии со своими потребностями. Более того, это помогает компании поддерживать оптимальный уровень инвентаризации активов.

2) Снижение эксплуатационных расходов

Активы необходимы для ведения бизнеса. Если актив оказывается украденным или утерянным, компании придется закупить замену, увеличивая свои эксплуатационные расходы. Актуальная инвентаризация активов в сочетании с отслеживанием активов предотвращает это.

Кроме того, наличие системы управления инвентаризацией цифровых активов устраняет необходимость ручного ввода данных, устраняет административную работу и уменьшает необходимость в утомительных проверках инвентаризации активов. В результате снижаются трудозатраты и эксплуатационные расходы.

3) Возможность оценить стоимость активов

Активы, которые используются регулярно, со временем теряют свою ценность. Вот почему бухгалтерский учет обесценивает активы.

Если вы хотите точно списать стоимость активов, вам необходимо знать исходную стоимость активов для организации, на каком этапе жизненного цикла они находятся сейчас и в какой степени они используются. Это даст вам хорошее представление о том, насколько быстро ухудшится состояние актива. Все эти данные можно найти в системе AIM, если ее база данных постоянно обновляется.

Записи могут иметь перекрестные ссылки с системой EAM / CMMS компании для еще большего понимания. В конце концов, подробные журналы активов и история технического обслуживания - лучший способ узнать состояние актива и оценить оставшийся срок его полезного использования.

В какой-то момент актив станет обузой. Другими словами, ценность, которую он приносит организации, будет ниже, чем количество ресурсов, которые вы должны потратить на поддержание ее работоспособности. Управление запасами активов помогает понять, когда вы перешли эту точку, и помогает спланировать покупку новых активов.

4) Меньше хлопот при координации работ по техническому обслуживанию

Планирование работ по техническому обслуживанию неисправных активов намного проще, чем планирование текущих работ по техническому обслуживанию. Это по одной простой причине - сломанные активы не используются.

Когда руководителю технического обслуживания необходимо составить график планового простоя работающего оборудования, он не может сделать это по прихоти. Не имеет значения, говорим ли мы о переустановке окон на офисном ПК или отключении конвейерной ленты для ежемесячной проверки. Они должны знать, когда активы будут бесплатными не нарушать производственную деятельность и не нарушать производственный график. Для сложных активов и оборудования в производственном цехе технология профилактического обслуживания может помочь заранее спланировать мероприятия по техническому обслуживанию.

Важно знать, «когда» запланировать техническое обслуживание, но не менее важно «где». Многие активы используются разными людьми в разных местах. Первое, что приходит на ум - это автомобили и компьютерная техника. Специалистам по техническому обслуживанию необходимо знать местонахождение объекта, над которым они должны работать.

5) Информирование о будущих покупках

Наличие пульса в инвентаризации активов важно для оптимизации процесса закупок и планирования новых покупок.

Например, предположим, что у вас есть 20 ноутбуков для вашей рабочей силы. Если использование активов отслеживается правильно, вы знаете, что 15 ноутбуков используются регулярно, а 3 - время от времени. Если вы нанимаете нового сотрудника, вы сразу понимаете, что покупать дополнительное компьютерное оборудование не нужно.

Точно так же у вас может быть несколько активов одного типа, но от разных поставщиков. Это возможность сравнить производительность активов и затраты на обслуживание. Перед следующей покупкой нужно знать, какой поставщик предлагает более выгодную цену.

На что обращать внимание при выборе программного обеспечения для управления запасами

Чтобы ответить на этот вопрос, вам сначала нужно понять ваши потребности в управлении активами.

Сколько у вас активов? Вы хотите отслеживать и управлять промышленными активами, оргтехникой или и тем, и другим? Вы хотите сосредоточиться на отслеживании инвентаря активов или вам нужно программное обеспечение, которое также может помочь вам запланировать текущее обслуживание и управлять билетами на техническое обслуживание?

Обсудите, какие проблемы управления активами вы хотите решить с помощью программного обеспечения (потерянные предметы, частые поломки оборудования, высокие эксплуатационные расходы…). С этим будет намного проще составить список ваших обязательных функций.

<цитата>

Имейте в виду, что управление запасами активов на самом деле не является отдельным решением. Он часто является частью более крупных решений по управлению активами, таких как CMMS или EAM, или программного обеспечения для управления объектами. Эти решения можно условно разделить на три группы. Первая группа предлагает надежные функции обслуживания и отслеживания активов. Вторая группа ориентирована на отслеживание активов и предлагает функции обслуживания базовых активов. Третья группа ориентирована на обслуживание активов и предлагает ограниченные функции отслеживания активов. Любому решению о покупке должен предшествовать подробный обзор доступных функций.

Вот некоторые общие характеристики программного обеспечения, на которые следует обратить внимание:

• облачное решение поэтому вам нужно только подключение к Интернету для доступа к базе данных, которая может обновляться в режиме реального времени.
• решение для мобильных устройств поэтому вы можете использовать систему на любом мобильном устройстве.
• решение с соответствующими возможностями отслеживания активов (штрих-коды, GPS, RFID… в зависимости от потребностей вашей организации)
• инструмент с соответствующими возможностями интеграции (в случае, если вам нужно связать его с вашим программным обеспечением ERP, финансовым программным обеспечением и т. д.)
• решение с соответствующей функцией управления активами (история обслуживания, система продажи билетов, управление рабочими заданиями… в зависимости от ваших потребностей в обслуживании)
• настраиваемое решение (чтобы вы могли решать, что вы хотите и не хотите отслеживать, и иметь возможность создавать настраиваемые поля, ключевые показатели эффективности и отчеты)

Очень важно, чтобы ваше программное обеспечение для управления активами было интуитивно понятным и простым в использовании. Многие решения будут соответствовать вашим требованиям к функциям на бумаге, но не на практике. Очень важно сначала опробовать их и посмотреть, как реализованы функции. Если в программном обеспечении есть ошибки, оно работает медленно или трудноразличимо, не стоит беспокоиться.

Вот почему мы всегда предлагаем компаниям составить короткий список потенциальных решений, поговорить с поставщиками о доступных функциях и воспользоваться бесплатной пробной версией для практического тестирования. У нас есть полное руководство о том, как выбрать правильное программное обеспечение для управления активами для вашей организации, если вы хотите узнать больше о правильном процессе выбора.

<цитата>

Изучая решения по управлению активами, всегда внимательно изучайте их тарифные планы. У них часто есть ограничения на количество пользователей и / или ресурсов, которые вы можете добавить в базу данных. Если вам нужно ввести необычно большое количество ресурсов или пользователей, многие поставщики программного обеспечения будут открыты для создания индивидуального ежемесячного / годового плана.

Использование Limble CMMS для отслеживания и управления вашими активами

Limble CMMS предлагает множество основных функций, которые вы можете найти в программном обеспечении для управления активами предприятия. Таким образом, Limble может использоваться для решения многих ваших задач по управлению запасами активов.

Давайте кратко рассмотрим функции, которые могут оказаться очень полезными.

1) Централизованная карта активов
Хранение всей информации об активах в одном месте очень важно, если вы хотите оставаться организованным. Централизованная карточка актива - лучший способ найти любую информацию о вашем активе. Вы можете просмотреть всю указанную вами информацию об активах (марку, модель, руководства, гарантию, местонахождение…), подробную историю технического обслуживания и отчеты.

2) Интеграция датчика и QR-кода
Если вы хотите иметь представление о состоянии ваших критически важных активов в режиме реального времени, вам нужно программное обеспечение, такое как Limble, которое может получать и интерпретировать информацию от датчиков и оборудования для мониторинга состояния. Если есть проблема, Limble можно настроить для генерации автоматических предупреждений и заказов на работу.

Кроме того, пользователи Limble могут использовать штрих-коды для упрощения идентификации активов. Он часто используется техниками по техническому обслуживанию в полевых условиях для быстрого доступа к журналам активов. Они могут просто отсканировать штрих-код с помощью мобильного устройства, и Limble автоматически откроет карточку актива для этого конкретного актива.

3) Неограниченное количество настраиваемых полей
Разные компании используют разные активы и имеют разные потребности в отслеживании. Limble позволяет создавать неограниченное количество настраиваемых полей и отслеживать только то, что вы хотите отслеживать. Местоположение, марка, модель, руководства, изображения, пробег, часы работы, показания счетчиков и любая другая информация, которая важна для вашей компании.

4) Организация активов в иерархию родитель-потомок
Когда у вас есть группа активов, разбросанных по разным местам, может быть очень полезно организовать эти активы в иерархии от родителей к потомкам. Это обеспечивает аккуратный визуальный обзор ваших активов и того, как они организованы на вашем предприятии. Кроме того, он помогает создавать настраиваемые отчеты, например «покажите мне все активы, которые являются дочерними по отношению к активу X».

5) Детализированная отчетность
Нужен отчет по определенной метрике, основанный на всех активах, одной конкретной группе активов или отдельном активе? С помощью детализированной отчетности Limble вы можете просматривать отчеты на нужном вам уровне. Вот как пользователи Limble принимают обоснованные решения.

<цитата>

Я искал подходящее программное обеспечение для управления активами с местоположениями, активами, суб-активами, компонентами, а не просто программное обеспечение для управления техническим обслуживанием. Я наткнулся на Лимбла и, честно говоря, был приятно шокирован. Мне все нравится ... Мне нравится интерфейс ... Мне нравится простота использования ... Мне нравится иметь возможность увидеть всю свою фабрику в одном месте. Небольшая, но очень ценная вещь, которую делает Limble и которую я не нашел ни в каком другом программном обеспечении, - это то, что вы можете выбирать общую статистику, которую хотите. Если мне нужна статистика по уровню актива 1, я могу это получить. Если мне нужна статистика по уровню актива 5, я могу получить ее всего одним щелчком мыши. - Мохаммад Хассаан Акрам, менеджер по производству и техническому обслуживанию, Unilever

Если это похоже на то, что вы ищете, не стесняйтесь:

• ЗАПИСАТЬСЯ НА ДЕМО : Свяжитесь с нами, и кто-нибудь из нашей команды проведет для вас пошаговое руководство и познакомит со всеми основными функциями.
• ПОПРОБУЙТЕ МОДЕЛИРОВАННУЮ ДЕМО : При нажатии на эту кнопку обновляется вкладка браузера и загружается смоделированная тестовая среда, в которой вы проверяете, как работает Limble, в своем собственном темпе.
• или НАЧАТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД : Вы можете подписаться на бесплатную 30-дневную пробную версию, чтобы оценить, подходит ли Limble CMMS для вашей организации.

Лучшие практики управления запасами активов

Прежде чем мы подведем итоги, мы должны обсудить передовые методы, которые вы можете применить в любой организации, чтобы оставаться в курсе всех своих активов.

Внедрение программного обеспечения не будет одним из пунктов. К настоящему времени должно быть ясно, что это лучший способ управлять крупными и дорогостоящими активами.

Начните с чистых данных

Чтобы построить сильную стратегию управления активами, нам нужен прочный фундамент, основанный на точных данных.

Первым шагом должно быть составление списка всех активов, которые вы хотите отслеживать, и тех показателей, которые вы хотите отслеживать для каждого типа актива. После этого список активов и соответствующие данные об активах можно импортировать в выбранное вами программное обеспечение.

Если вы уже используете цифровую систему для отслеживания активов, первым шагом может быть проведение аудита активов и обеспечение точности и актуальности базы данных.

Цель обоих сценариев - очистить данные:

• убедиться, что у вас нет недостающих элементов и повторяющихся записей.
• определение стандартов ввода данных (соглашения об именах, обязательные поля, соответствующие форматы данных…)

Установите четкие рабочие процедуры

Ваша база данных долго не будет точной, если люди не будут следовать установленным рабочим процедурам при взаимодействии с вашими активами. Должны быть четкие правила для таких вещей, как:

• процедуры и политики для приобретения новых активов
• как обновить базу данных инвентаризации активов (добавление новых активов или архивирование тех, которые были потеряны / утилизированы)
• процедура изъятия актива из хранилища
• процедура возврата объекта на хранение
• как оставлять комментарии / уведомления и обновлять журналы активов (если ваша система управления запасами активов позволяет это в первую очередь)
• процедура обновления системы, когда актив меняет своего текущего пользователя (обменивается рукопожатием)
• …

Многие из этих процедур будут очень простыми, но важно, чтобы ВСЕ их следовали. Частью этих усилий является обеспечение необходимого обучения. Даже если это что-то базовое, например, как обращаться со сканером штрих-кода.

Всегда будут пограничные сценарии, не охваченные стандартными операционными процедурами. У вас должно быть известное ответственное лицо, с которым можно будет связаться для решения конкретных проблем.

Настройка автоматических отчетов и периодических аудитов

Если вы используете программное обеспечение для управления активами / отслеживания активов, используйте доступные отчеты. Большинство современных решений дают вам возможность настраивать автоматические отчеты для отслеживания важных показателей и ключевых показателей эффективности. Если есть проблема, проверьте журналы активов для получения дополнительных сведений.

Чтобы база данных была точной и актуальной, настройте периодический аудит. Если есть существенные расхождения, попробуйте определить причину проблемы. При необходимости обновите рабочие процедуры и сообщите об изменениях всем соответствующим сторонам.

Соблюдайте лучшие практики управления запасами и активами

Хорошее управление запасами требует понимания основных принципов инвентаризации, таких как время выполнения заказа, страховой запас, точки повторного заказа, скорость оборачиваемости и т. Д. Изучение передовых методов управления запасами может помочь в вашей стратегии управления запасами.

Знать, где находятся ваши активы и как они используются, - это здорово, но это не имеет большого значения, если они постоянно выходят из строя и не могут выполнять свою задачу. В конце концов, одна из целей управления инвентаризацией активов - убедиться, что активы готовы и доступны, когда они понадобятся работникам.

Применение передовых методов управления активами (например, профилактического обслуживания) продлевает срок службы активов и снижает количество операционных проблем. Это приводит к снижению оборачиваемости активов, большей автоматизации рабочих процессов и снижению эксплуатационных расходов. В конечном итоге это приводит к более плавному процессу управления запасами активов.

Заключение

По мере роста количества активов оставаться на вершине инвентаря активов становится экспоненциально сложнее. У предприятий нет другого выбора, кроме как внедрять решения для управления активами и отслеживания активов для управления своими активами и своими запасами.

Если вы хотите узнать больше о Limble CMMS и о том, как с ее помощью можно управлять инвентаризацией активов, сообщите нам, что вы ищете, и мы будем рады поделиться с вами более подробной информацией.