Удобство использования в качестве критерия выбора EAM

После десятилетий непрерывного развития корпоративные приложения стали предлагать очень обширную функциональность. При наличии достаточного бюджета и организационных ресурсов производитель от среднего до крупного, вероятно, сможет найти корпоративное программное обеспечение, которое включает функции практически для любого бизнес-процесса, в котором они могут быть задействованы.

Но говорим ли мы о широкой и всеобъемлющей области планирования ресурсов предприятия (ERP) или о более сфокусированном мире управления активами предприятия (EAM), хотя функциональные возможности могут быть доступны для удовлетворения различных потребностей, чего не хватало, так это должного внимания. удобству использования. Некоторые поставщики корпоративного программного обеспечения начинают обращать внимание на удобство использования в отношении ERP, но это не менее важно в области EAM. В приложении EAM могут существовать функции, позволяющие техническим специалистам извлекать и вводить данные и позволять руководителям оценивать состояние активов, но если эти задачи являются сложными или требуют много времени, эта система EAM будет истощать ценные ресурсы предприятия вместо того, чтобы вносить вклад в ценность предприятия.

В этой статье мы рассмотрим различные проблемы удобства использования, с которыми сталкиваются производители программного обеспечения EAM, как эти проблемы истощают ресурсы предприятия, а также конкретные характеристики и функции EAM, которые могут повысить удобство использования.

Несопоставимые системы
Безусловно, наиболее распространенные проблемы удобства использования EAM связаны с отсутствием полностью интегрированных приложений.

То, что я часто вижу в отделах технического обслуживания производства и в организациях по техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту (MRO), - это то, что технические специалисты используют единое решение для управления своими рабочими заданиями, составлением графиков и планирования, а также совершенно другую систему для управления своими запасами и, возможно, другую систему для обработки. их покупка. Тем не менее, другие системы используются для управления человеческими ресурсами, а также для отслеживания учетных данных и наличия людей, способных выполнять определенные виды работы. Затем технические специалисты, менеджеры и руководители, работающие в двух или трех разных системах, вынуждены изучать два или три полностью уникальных процесса и схему навигации. Это делает системы менее интуитивно понятными, увеличивает объем необходимого обучения и лишает пользователей времени и желания в полной мере изучить и использовать более совершенные и расширенные функции, которые могут предлагать различные программные пакеты. У кого есть время, чтобы стать опытным пользователем не одного, а двух, трех или более программных пакетов? Это истощает профессиональное время технических специалистов и руководителей, а также гарантирует, что они не осознают всю ценность или возможности любой из систем, на которые они полагаются, потому что им просто не хватает пропускной способности для этого.

Удобство использования еще больше снижается, когда для EAM используется набор точечных решений, из-за потенциально огромного количества повторного ввода данных и переделок, необходимых для поддержания актуальности нескольких систем. Почти неизбежно будет некоторый уровень двойной записи, если, например, в рабочем задании я использовал деталь, которая действительно должна быть выпущена второй системой.

В некоторых других ситуациях производители могут использовать собственные системы, которые по мере их разработки, расширения и добавления в течение многих лет становились все более и более сложными и запутанными. Точно так же упакованное программное обеспечение может со временем усложняться и страдать от неоптимального дизайна, что создает проблемы с удобством использования. Некоторое пакетное программное обеспечение, используемое для EAM, на самом деле состоит из связанных точечных решений, которые были приобретены поставщиком и интегрированы в режиме точка-точка. Конечно, это может устранить некоторые доработки, но по-прежнему создает проблемы с удобством использования, описанные выше.

Почему при выборе важно удобство использования
Специалисты по обслуживанию достаточно умны, чтобы понять византийские и запутанные системы EAM, которые они могут быть вынуждены использовать, и мы, конечно же, не хотим дискредитировать интеллектуальный потенциал людей, которые используют эти системы. В конце концов, это талантливые люди, умеющие ремонтировать сложные системы. Но производственные компании, которые нанимают этих специалистов, не нанимали их в качестве операторов компьютеров, а скорее использовали их навыки для поддержания работы производственных систем и поддержания работоспособности основного оборудования по назначению. Техник не используется для обслуживания потребностей системы EAM, а система EAM предназначена для того, чтобы помочь техническому специалисту выполнять свою работу с максимальной эффективностью, и поэтому ее необходимо выбирать, потому что это правильный инструмент для этой работы. .

Это означает, что одним из основных соображений при выборе EAM должно быть обеспечение того, чтобы техническим специалистам не приходилось тратить чрезмерное количество времени на навигацию по системе - либо для поиска и доступа к информации, необходимой для выполнения их работы, либо для ввода информации в систему в ход отчетности по выполненной работе. Очень важно, чтобы отборочная комиссия учитывала количество нажатий клавиш или щелчков, которые они должны выполнить, чтобы получить информацию в системе или из нее.

Также важно учитывать объем системных знаний, необходимых для выполнения этих задач. Какое обучение необходимо, чтобы понять основы работы системы EAM? В конце концов, способ ремонта принципиально не изменился за последние 100 лет. Что-то сломалось, и мы это исправляем. Сложность основных средств и компонентов, над которыми мы работаем, со временем увеличивалась, и последние инновации позволяют нам собирать данные, которые позволяют нам предсказать, когда что-то вот-вот сломается, чтобы мы могли заблаговременно заменить их. EAM поддерживает этот процесс, гарантируя, что мы уведомлены о том, что что-то не так, получая описание проблемы, предоставляя нам информацию, необходимую для ремонта, и определяя, что это был за ремонт, включая количество затраченного времени, а также использованные материалы и инструменты. Затем эта информация должна быть видна другим сотрудникам организации, отвечающим за финансы, техническое обслуживание, планирование персонала и другие связанные дисциплины, включая производственные операции. Система EAM должна быть интуитивно понятной и простой для понимания каждым, кто хорошо знаком с этими основными процессами и имеет опыт их использования.

Но во многих отделах технического обслуживания, которые я посетил или в которых я работал на протяжении многих лет, я снова и снова сталкивался с одними и теми же проблемами неоптимального использования, которые обычно сокращают восьмичасовую смену для техника до пяти часов. Я видел, что техник или планировщик вынужден работать в одной или нескольких системах каждый раз, когда возникает событие технического обслуживания, и будь то плановое техническое обслуживание или предстоящее техническое обслуживание, эти неоптимальные системы истощают время и энергию и замедляют работу. покончил с ремонтом. После завершения работы техническим специалистам требуется дополнительное время для ввода данных о ремонте в систему, что замедляет их время отклика для следующего рабочего задания, которое необходимо выполнить.

Стандартный критерий доступности рабочей силы в течение восьмичасовой смены - около шести часов продуктивного времени. Если часть этих шести часов продуктивного времени уходит на работу с компьютером, на самом деле нет никакого способа достичь этого эталона. Вы сократили эти шесть часов, и теперь у вас потенциально 5,5 или даже пять часов в смену. Это почти 17 процентов производственных потерь! Производительность специалистов по техническому обслуживанию и планировщиков технического обслуживания снизилась, поскольку они тратят дополнительное время на работу в качестве операторов компьютеров, что, конечно, не то, для чего они были наняты.

В неоптимальной системе EAM обычно сложно автоматизировать сбор данных с помощью таких инструментов, как RFID или сканирование штрих-кода на портативных устройствах. Это означает, что техническим специалистам необходимо делать длинные записи на прокладках, которые они держат в кармане комбинезона, и вручную вводить эти данные в конце своей смены. Это разъединение между работой и вводом данных создает возможность ошибки, связанной с человеческим фактором, и по умолчанию вынуждает технических специалистов записывать свою работу дважды - один раз в своем блокноте и один раз в системе EAM или CMMS. Раздельное управление работой, инвентаризацией, человеческими ресурсами и другими функциями, по крайней мере, значительно удорожает решение этой проблемы, поскольку проблемы системной интеграции становятся значительными.

Рис. 1. Программному обеспечению EAM необходимо упростить процесс ввода данных о выполненной работе. Вот экран быстрого отчета в работе из IFS Applications.

Как оценить удобство использования при выборе программного обеспечения
Очевидно, что базовым требованием для удобства использования программного обеспечения EAM является интегрированный пакет, который включает в себя различные дисциплины и функции, которые необходимо затронуть планировщикам, техническим специалистам и руководителям. Более полная функциональность, которая отличает EAM от простого управления работой или компьютеризированных систем управления техническим обслуживанием (CMMS), включает:

• Управление запасами и цепочкой поставок для распределения деталей и материалов, необходимых для обслуживания актива.
• Функциональность человеческих ресурсов для обеспечения наличия квалифицированных рабочих для выполнения требуемой работы.
• Финансовые функции, позволяющие анализировать все затраты на обслуживание и эксплуатацию актива и стратегически управлять жизненным циклом актива.
• Интеграция с производственными операциями, так что планирование, обеспечивающее плавное согласование технического обслуживания и производства.
• Иногда интеграция с CRM, чтобы можно было запланировать задачи обслуживания, чтобы учесть срочные заказы клиентов или другие потребности.

Когда все эти функции размещены в единой корпоративной среде, предпочтительно разработанной как часть полного пакета EAM, меньше времени тратится на изучение различных систем с разной схемой навигации. Меньше времени тратится на повторный ввод данных. А унифицированный характер функциональности упрощает и значительно повышает доступность автоматизации сбора данных, избавляя технических специалистов от времени, затрачиваемого на работу в системе EAM. Если они могут использовать простое портативное устройство для сбора данных о деталях и материалах, используемых при их использовании, и, возможно, даже записывать свое время и делать другие записи, которые вводятся непосредственно в систему по беспроводной связи, работа, не создающая добавленной стоимости, автоматически исключается и система EAM становится на порядок проще в использовании.

Интегрированные системы и автоматизация позволяют техническим специалистам тратить меньше времени на использование системы EAM. Но когда техническим специалистам, планировщикам, менеджерам и руководителям все же понадобится использовать систему EAM, им будет намного проще, если эта система будет отражать функциональность компьютера, с которой они уже знакомы. Практически любая система EAM требует от конечных пользователей прохождения хотя бы минимального уровня подготовки. Но если общая навигация, внешний вид корпоративного приложения могут заимствовать ключевые концепции из соглашений веб-навигации, потребуется меньше обучения, и пользователи будут быстрее чувствовать себя комфортно в освоении программной среды EAM.

Конечно, даже Интернет не был самым удобным местом до появления текстовых поисковых систем, таких как Google и Alta-Vista. До поиска в Интернете было место, где, чтобы что-то найти, нужно было заранее знать, где это находится. Это одна из причин, по которой на многих веб-сайтах 1990-х годов были страницы со ссылками. В большинстве организаций система EAM или ERP работает примерно так же. Существуют определенные экраны, о которых пользователи должны знать и на которые нужно переходить, чтобы запрашивать и находить различные фрагменты данных. Могут даже быть страницы со ссылками, на которых люди могут хранить ссылки на экраны, которые они используют чаще всего.

Удобство использования повышается, когда поиск становится интуитивно понятным, как сегодня поиск Google, когда вы просто вводите строку поиска в единую централизованную поисковую систему, и система EAM находит все различные места, где встречается строка. Это означает, что вам не нужно искать нужное место в приложении, чтобы проводить поиск, определять многочисленные параметры и, надеюсь, получить нужную информацию. Вместо этого вы можете ввести номер заявки, имя клиента, номер счета-фактуры или имя поставщика и сразу же получить соответствующую информацию. Расширенные встроенные инструменты поиска позволяют дополнительно указать тип данных, которые вы хотите найти, для получения более точных результатов.

Система EAM, которая предлагает мощную поисковую систему в качестве встроенной функции, обеспечивает высокую степень удобства использования. Другой способ предоставить полнофункциональную функцию поиска - добавить сложность и стоимость с помощью дополнительного программного обеспечения корпоративного поиска.

Рис. 2. Выше показаны результаты встроенного поиска корпоративного приложения IFS по запросу «Wet End». А ниже представлены результаты поиска заказов на работу и задач для конкретного сотрудника, работающего в IFS Applications.

Рисунок 3.

Обнаружение определенных битов информации в огромной системе EAM - одна из задач удобства использования, которую следует учитывать. Но другое дело - разобраться в больших блоках данных. Независимо от того, вводите ли вы все данные вручную или используете автоматический сбор данных для подачи информации о неисправностях непосредственно в систему EAM, понимание огромных объемов данных об активах - еще одна проблема удобства использования. Система EAM с повышенным удобством использования предоставит менеджерам и руководителям интеллектуальные способы организации и визуализации данных об активах для поддержки принятия решений.

Древовидные карты являются одним из полезных инструментов для управления по исключениям, поскольку они позволяют быстро отделить несколько критически важных элементов, требующих внимания, от многих элементов, которые этого не делают. Руководители в ресурсоемкой среде часто управляют в порядке исключения. Когда активы работают с нормальными параметрами, они не требуют внимания. Но когда операции отклоняются от этих параметров, руководитель или менеджер должны знать и уметь быстро определять, какие корректирующие меры необходимо предпринять.

Рис. 4. На этой древовидной карте от IFS Applications количество неисправностей представлено размером, а критичность - цветом. Пользователи могут детализировать большие красные квадраты, чтобы найти причины проблем.

Рис. 5. В некоторых случаях менеджеру или руководителю может быть предоставлено гораздо больше информации на одном экране, но он может развернуться, чтобы раскрыть более подробную информацию по критически важным элементам. Вот пример такого подробного экрана в IFS Applications.

Рис. 6. Этот экран в IFS Applications предоставляет простой и понятный вид остановок производства, закодированных по причине.

Заключение
Выбор программного обеспечения EAM на основе удобства использования может быть относительно простым, если мы помним основные положения, изложенные выше.

• EAM должен предлагать все ключевые функции, необходимые для поддержки актива в единой унифицированной системе. Это исключает переделку, предотвращает необходимость изучения нескольких систем и упрощает добавление автоматизированного сбора данных, что еще больше сокращает время, затрачиваемое на систему.
• Веб-навигация и мощный встроенный поиск необходимы, чтобы сократить объем необходимого обучения. Его легче распознать, чем запомнить, поэтому, если пользователи могут интуитивно понять, как использовать систему EAM на основе своего опыта работы в Интернете, удобство использования значительно возрастет.

Об авторе:
Старший бизнес-аналитик IFS North America Майк Ауэр имеет более чем 25-летний опыт работы в аэрокосмической отрасли, производстве электроэнергии и высокоскоростном производстве, специализируясь на внедрении процессов прогнозного / профилактического обслуживания. До прихода в IFS он занимал должности в области технического обслуживания, инжиниринга и другие должности в Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace и других крупных корпорациях. Он имеет степень в области управления бизнесом Университета Джорджии.

Инструменты EAM содержат огромное количество данных. Программное обеспечение EAM, которое предоставляет интеллектуальные возможности для визуализации этих данных, будет более удобным для руководителей и менеджеров, которым нужны данные о производительности активов в режиме реального времени для поддержки принятия решений.