Каковы ключевые особенности и преимущества решений CMMS

Преимущества CMMS заключаются в том, что вы делаете больше, быстрее, с меньшими усилиями и меньшим стрессом. Ваша жизнь становится проще, потому что ваш рабочий день становится более предсказуемым.

Но чтобы по-настоящему понять преимущества, стоит взглянуть на то, что такое CMMS, как она работает, чем она лучше бумаги и электронных таблиц, какие у нее есть функции и как эти функции объединяются для обеспечения эффективных рабочих процессов. Почему вам нужно знать, как это работает, чтобы лучше понять преимущества? То же самое и с твоей машиной. Чем больше вы знаете о том, как работает двигатель, тем лучше вы можете управлять автомобилем.

Что такое CMMS?

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) — это программное обеспечение, которое вы используете для централизации, стандартизации и оптимизации операций технического обслуживания. Вы получаете все свои данные в одном месте, делая их безопасными, надежными и доступными.

Часто проще понять, как все это объединяется, если представить себе CMMS как состоящую из двух отдельных, но взаимосвязанных частей.

База данных CMMS

В основе лежит база данных, где вы храните все свои данные в упорядоченном виде и в актуальном состоянии. Современные решения обрабатывают базу данных немного по-другому, и часть понимания программного обеспечения CMMS заключается в том, что многие поставщики предпочитают постоянное партнерство разовой продаже.

Старые системы были локальными, что означает, что у вас были локальные серверы. Но многие новые системы имеют базу данных в облаке, а это означает, что ваш провайдер позаботится обо всех серверах для вас, гарантируя, что все будет обновлено и запущено. Вместо того, чтобы сразу покупать программное обеспечение, вы получаете подписку с неограниченным доступом.

Эта бизнес-модель программного обеспечения как услуги (SaaS) — это то же самое, что и у вас с Netflix. Вы не покупаете все эти фильмы и сериалы. Вместо этого у вас есть подписка, которая дает вам доступ к ним, чтобы вы могли пить столько, сколько вам нужно.

Однако ключевое отличие заключается в том, что все ваши данные обслуживания принадлежат вам, и если вы решите прекратить подписку у своего поставщика CMMS, вы заберете свои данные с собой. Здесь аналогия переключается на няню. Ваш провайдер CMMS должен присматривать за вашими данными и следить за их безопасностью, но как только вы запросите их обратно, вы получите их обратно.

Интерфейс CMMS

Другой частью CMMS является интерфейс, с которым вы напрямую взаимодействуете для добавления, обновления и обмена данными. Вы также можете рассматривать интерфейс как различные функции CMMS, в том числе:

• Управление заказами на работу
• Профилактическое обслуживание
• Инвентаризация
• Отчеты о техническом обслуживании

Интерфейс — это та часть программного обеспечения, которую вы видите, а база данных остается за кадром.

Каковы преимущества CMMS по сравнению с бумагой и электронными таблицами?

Современная CMMS лучше бумаги и электронных таблиц, но по противоположным причинам.

Заказы на бумажную работу затрудняют создание и обмен данными

Когда вы пытаетесь отслеживать и планировать все обслуживание с помощью бумаги, вы сталкиваетесь сразу с двумя проблемами. Во-первых, сложно генерировать данные, потому что вам приходится записывать все вручную, оставляя вас с набросанными рабочими заданиями, полными мелких, но часто критических ошибок. Иногда это неправильная дата. В других случаях вы записываете неправильный актив. В любом случае, эти небольшие ошибки могут в конечном итоге стоить вам и остальной части отдела технического обслуживания много времени и проблем.

И это иногда наименьшая из ваших ужасных проблем. Очень часто работа просто проваливается, потому что так легко потерять все эти листки бумаги. Тогда вы упускаете маленькие задачи, которые должны были сделать раньше, настраивая себя на более серьезные проблемы в будущем.

Даже когда система работает идеально, когда у всех идеальный почерк и никто никогда ничего не теряет, вы боретесь с системой, которая просто тормозит. Каждый раз, когда вы назначаете новый заказ на работу, вы должны либо преследовать назначенного техника, либо ждать, пока он заскочит в офис, чтобы забрать документы. Это замедляет вас. И необходимость бежать обратно в офис за новыми заданиями замедляет техников.

Рабочие задания в виде электронных таблиц слишком упрощают создание данных и обмен ими

С электронными таблицами у вас обратная проблема. Поскольку теперь вы можете копировать и вставлять из одного файла в другой, делать копии быстро и легко.

Но эти копии недолго остаются копиями. Когда вы впервые отправляете копию в виде вложения электронной почты, она ничем не отличается от оригинала. Но как только один техник вносит какие-либо изменения в свою копию, теперь появляется несколько версий этого файла. Сразу же после этого любая другая версия этого файла мгновенно устаревает, и любой, кто использует ее, работает с устаревшими данными.

Преимущество CMMS по сравнению с бумагой и электронными таблицами заключается в том, что вам больше не придется беспокоиться об обработке устаревших данных. Помните, что все находится в одной базе данных, и все смотрят на одни и те же данные. Если вы вносите изменения, обновляете заказ на работу или меняете дату проверки, вся команда может видеть одни и те же актуальные данные.

Один источник или истина означает отсутствие путаницы.

Каковы преимущества CMMS?

Все сводится к тому, чтобы ваш рабочий день стал более предсказуемым и менее напряженным. Вы получаете больше контроля, меньше сюрпризов. Вот так в общих чертах. Но есть также длинный список конкретных преимуществ, которые дает современное программное решение для управления техническим обслуживанием.

Настройка, планирование и отслеживание профилактического обслуживания

Хорошая CMMS помогает планировать профилактические осмотры и задачи по техническому обслуживанию, поэтому вы выявляете небольшие проблемы до того, как они перерастут в большие проблемы, наносящие ущерб вашему бюджету. Это похоже на то, когда вы всегда не забываете проверять и менять масло в своей машине. Небольшое профилактическое обслуживание спасает вас от дорогостоящего заклинивания двигателя.

Оставайтесь в курсе оперативного обслуживания

А в тех случаях, когда что-то все равно пойдет не так, программное обеспечение CMMS поможет вам реагировать быстрее. Вместо того, чтобы ждать, пока проблема станет настолько серьезной, что все узнают о ней, встроенный портал открытых запросов позволяет любому на месте связаться с вами, как только они увидят назревающую проблему.

Все, что им нужно сделать, это открыть страницу онлайн-запроса и отправить запрос на обслуживание. А поскольку страница поставляется с настраиваемыми полями, вы можете убедиться, что получаете информацию, необходимую для правильной расстановки приоритетов работы и создания рабочего задания со всем, что нужно вашим техническим специалистам для эффективного закрытия.

Контролируйте запасы, сокращайте расходы

Даже если ваши лучшие специалисты появляются в идеальном месте в нужное время, они ничего не могут сделать без правильных деталей и материалов.

И это больше, чем просто эффективность. Небольшой сбой может затянуться на несколько дней, если вам придется сидеть и ждать, когда запчасти поступят от поставщика. Не только ваши техники сидят сложа руки, но и все операторы активов также сидят без дела.

Но как только вы отслеживаете запасы MRO с помощью программного обеспечения, вам не нужно беспокоиться о том, что критические детали закончатся. Поскольку вы всегда знаете, что у вас есть под рукой, вы также всегда знаете, когда вам следует подготовить следующий заказ. А когда вы заказываете задолго до того, как вам что-то понадобится, вы также экономите на дорогостоящей доставке в ночное время.

Используйте данные, принимайте более взвешенные решения

Хорошая CMMS дает вам контроль над сегодняшним днем, но также помогает лучше подготовиться к будущему. Поскольку теперь вы можете собирать более качественные и надежные данные, вы можете использовать их для получения действенной информации о ваших операциях в целом.

Как это работает? Внутри CMMS находятся все данные, например, об одном из насосов, имеющихся на вашем предприятии. Глядя на данные, вы знаете, что они ломаются примерно раз в три месяца. И в основном из-за проблем со смазкой.

Поскольку вы можете доверять этим данным, вы можете предпринять шаги, чтобы облегчить себе жизнь. Во-первых, перетасуйте подключенные PM, чтобы проверять наличие проблем каждые два с половиной месяца. Кроме того, убедитесь, что эти PM включают проверки, направленные на выявление признаков избыточного тепла и других признаков, требующих внимания к смазке. Наконец, если проблема продолжает возникать, вы можете сменить поставщика и начать закупать смазочные материалы более высокого качества.

Каковы ключевые особенности CMMS?

Еще один способ подумать о преимуществах — рассмотреть наиболее распространенные функции. Как только вы узнаете функции, у вас будет лучшее представление о том, как вы можете объединить их в эффективные рабочие процессы.

Это то же самое, что смотреть на список строительных материалов, чтобы понять, что вы могли бы в конечном итоге построить для себя.

Модуль управления рабочими заданиями

В основе управления техническим обслуживанием лежит управление заказами на работу, где вы контролируете, что делает команда, как они это делают и в каком порядке.

Программное обеспечение CMMS обеспечивает бесперебойный рабочий процесс, начиная с открытого портала запросов на техническое обслуживание. Как только запрос поступает, вы можете просмотреть и одобрить его. Оттуда и все еще внутри CMMS вы можете создать новый заказ на работу, расставить приоритеты, назначить его техническому специалисту, а затем отслеживать его ход, чтобы закрыть.

Модуль профилактического обслуживания

Последнее место, где вы хотите быть, находится за кривой обслуживания, вечно бегая и тушая пожары. Модуль профилактического обслуживания помогает вам оставаться впереди, когда вы, наконец, отвечаете за то, что делает команда, потому что все это проактивно, а не реактивно.

Используя CMMS, вы можете настроить свои PM со всеми данными, необходимыми специалистам по обработке данных для эффективной работы. Они появляются на месте, зная, что делать, и со всеми деталями и материалами, которые им нужны, чтобы сделать это правильно.

И как только ваши PM заполнены правильными данными, вы можете настроить их на генерацию на основе счетчика или времени. Например, у вас может быть насос, который вы проверяете после определенного количества циклов, и конвейерная лента, которую вы проверяете каждые три недели.

Модуль управления активами и оборудованием

Прежде чем вы сможете обслуживать свои активы и оборудование, вам нужно знать, какие из них у вас есть. Хотя это кажется очевидным, многие организации не имеют полных и актуальных списков активов и оборудования.

Современные решения CMMS предоставляют вам идеальное место для сбора и хранения всех данных об активах, включая все, от серийных номеров до руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию. А поскольку теперь вы знаете, где что находится, вам будет намного проще поддерживать его в актуальном состоянии.

Модуль управления запасами

Что касается необходимости знать, что у вас есть, CMMS значительно упрощает управление запасами. Когда у вас есть текущие уровни в программном обеспечении, CMMS автоматически обновляет их каждый раз, когда техник закрывает заказ на работу с соответствующими деталями и материалами.

Например, у вас есть три небольших мотора в инвентаре. Насос отключается, поэтому вы создаете рабочее задание, связывая один из двигателей. Когда технология закрывается, программное обеспечение помогает вам отслеживать инвентарь, автоматически обновляя уровни. Когда вы проверите, теперь вы увидите, что у вас есть только два двигателя.

Более того, вы можете настроить программное обеспечение так, чтобы, когда вы опускаетесь ниже номинальных уровней, вы получали уведомление по электронной почте о том, что пришло время получить больше. А поскольку вся информация о поставщике уже находится в CMMS, вы можете легко настроить свой заказ.

Дальнейшие шаги

Готовы ощутить преимущества CMMS?

Бегемот здесь, чтобы помочь вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, в том числе ответить на ваши вопросы о программном обеспечении для управления обслуживанием, помочь вам заказать демо-версию программного обеспечения или даже предоставить вам бесплатную пробную версию.

Сводка

Современные решения CMMS предоставляют длинный список преимуществ, и чем больше вы знаете о том, как работает программное обеспечение, тем легче их понять. Менеджеры по техническому обслуживанию и объектам могут использовать программное обеспечение, чтобы взять под контроль свои операции по техническому обслуживанию, сделав свои данные безопасными, защищенными и доступными. Все начинается с облачных вычислений, когда все ваши данные хранятся в центральной базе данных. Интерфейс — это то, что вы используете для добавления, обновления и обмена данными. В отличие от старых методов управления техническим обслуживанием, таких как бумага и электронные таблицы, с CMMS все ваши данные всегда актуальны, а наличие одного источника достоверной информации означает, что никто из группы технического обслуживания никогда не останется в стороне.

Хорошая CMMS упрощает управление рабочими заданиями, настройку и планирование проверок и задач профилактического обслуживания, управление запасами и использование данных. Это поможет вам сделать все это с помощью комбинации функций, которые вы можете использовать для создания оптимизированных рабочих процессов, включая модули для управления рабочими заданиями, профилактического обслуживания, инвентаризации и отчетов.