Как правильно форматировать теги активов:нормативные стандарты и другие соображения

Теги активов — важный инструмент для компаний, которые отслеживают дорогостоящие активы и управляют ими. Несмотря на то, что существует множество вариантов форматирования тегов активов, конкретный формат тегов активов, который лучше всего подходит для одной компании, может не подходить для другой. Наилучший формат зависит от нескольких факторов, таких как тип отслеживаемых активов, последовательность нумерации и/или символы штрих-кода, используемые для отслеживания других активов компании (если другие активы уже отслеживаются), а также другие соображения.

Нормативные стандарты

Кроме того, в некоторых отраслях существуют стандарты, регулирующие порядок маркировки активов и физических запасов, чтобы обеспечить согласованность и упростить процесс передачи активов или данных между организациями. Например, GS1 выпускает стандарты для розничной торговли, а также производителей и поставщиков, включая как общие стандарты, так и специальные стандарты, ориентированные на идентификацию, сбор данных, обмен и использование для улучшения глобального сотрудничества. Управление по лекарственным средствам (FDA) определяет Стандарт маркировки поставщиков со штрих-кодом для индустрии здравоохранения (HIBC SLS) в качестве стандарта данных для уникальной идентификации устройства (UDI), стандарта, разработанного Советом по деловым коммуникациям индустрии здравоохранения (HIBCC). Постановление FDA требует, чтобы устройства были помечены идентификатором продукта, а также идентификатором маркировщика, например HIBC LIC. Федеральное управление автомобильных дорог (FHWA), Агентство по охране окружающей среды (EPA), Группа действий автомобильной промышленности (AIAG) и ряд других организаций также выпускают отраслевые стандарты, которые касаются необходимых процедур форматирования и идентификации для различных типов отраслевых активов.
Итак, первым шагом в определении подходящего формата тегов активов является ознакомление со всеми применимыми отраслевыми стандартами, особенно со стандартами, которые предусматривают необходимые процедуры идентификации активов или форматы меток.
Помимо любых применимых отраслевых требований. , существует несколько вариантов форматирования тегов объектов:

• Подпись (заголовок или название)
• Ограничение количества символов в тексте
• Шрифт
• Последовательная нумерация
• Цветовое кодирование
• Штрих-код
• Логотип компании

Читайте ниже, чтобы узнать об этих различных параметрах форматирования.

Подпись (заголовок или заголовок)

Многие теги активов используют заголовок или подпись, в которой указано «Собственность», хотя во многих случаях это ненужный элемент, особенно если название или логотип компании напечатаны в другом месте на этикетке. Однако есть и другие подписи, которые часто используются для тегов объектов, например:

• Не удалять
• Опасно!
• В аренде
• Кто установил
• Ярлык гарантии
• Для обслуживания
• Для отдела продаж
• Регистрационный номер
• Лот №
• Дата обслуживания

Для ценных активов, которые могут быть утеряны или украдены, могут быть полезны такие подписи, как «Награда, если найдены» или «Если найдены, позвоните», а также такие подписи, как «Не удалять». Такие заголовки, как «Установлено» и «Для обслуживания», могут быть полезной информацией для активов, требующих периодического обслуживания, облегчая сотрудникам возможность связаться с нужной компанией с нужной информацией, чтобы организовать обслуживание и вернуть активы в рабочее состояние по мере необходимости. как можно быстрее.

Ограничение количества символов в тексте

Большинство тегов активов имеют ограничение на длину текста около 24 символов, что связано с ограниченным доступным пространством. Теги активов обычно имеют стандартные размеры от 1,5 на 0,75 дюйма до 2 дюймов на 1 дюйм. Если вам нужны дополнительные символы, это можно сделать, уменьшив размер шрифта; однако меньший шрифт может ухудшить читабельность. В качестве альтернативы вы можете использовать собственный тег объекта большего размера, чтобы обеспечить достаточно места.

Шрифт

Читаемость является важным фактором при форматировании тегов активов. В дополнение к размеру шрифта, стиль шрифта может иметь большое влияние на удобочитаемость. В большинстве тегов ресурсов используются шрифты Arial или Helvetica, хотя доступны и другие варианты шрифтов, если требуется индивидуальный дизайн.

Последовательная нумерация

Теги активов используются для идентификации и отслеживания активов, что означает, что каждый актив должен иметь уникальный идентификационный номер. Существует множество вариантов системы нумерации, от простой числовой, последовательной системы нумерации до более сложной формулы, включающей префиксы для идентификации компании, отдела, производителя или даже даты изготовления или типа актива.

Цветовое кодирование

Возможна дополнительная настройка тегов активов с использованием цветового кодирования. Цветовое кодирование можно использовать вместо префикса для обозначения отдела или типа актива или для иного обозначения любой переменной, полезной для организации при идентификации и отслеживании активов.

Штрих-код

Многие теги активов содержат этикетки со штрих-кодом, которые позволяют сканировать теги активов, а не читать этикетки и документировать информацию вручную. Это может значительно сократить количество ошибок в документации, вызванных человеческим фактором, а также значительно ускорить процессы. Существует несколько символик, которые можно использовать для штрихового кодирования, включая одномерные и двумерные штрихкоды. Штрих-коды могут быть только числовыми или буквенно-цифровыми, в зависимости от существующей системы штрих-кодирования и требований компании. Для отраслей с жестким регулированием могут потребоваться специальные символы штрих-кода в соответствии с отраслевыми стандартами.

Логотип компании

Печать логотипа компании на бирках активов позволяет мгновенно распознать право собственности, и в результате активы, оснащенные этими бирками, с меньшей вероятностью будут украдены или подделаны, что повышает безопасность. Как уже упоминалось, печать логотипа компании на бирках активов также избавляет от необходимости использовать пространство заголовка или заголовка для идентификации компании как владельца или арендатора актива, освобождая это ценное пространство для другой важной информации об активе.
Хотя есть Существует множество вариантов для рассмотрения, не существует единого правильного или неправильного способа форматирования тегов активов, но есть несколько передовых методов, которые, при соблюдении которых, делают теги активов более полезными и практичными, даже снижая риск кражи и повышая безопасность. Исключением из этого правила являются случаи, когда компания подчиняется отраслевым нормам и стандартам, которые могут предусматривать определенные обязательные форматы и элементы, которые должны присутствовать в тегах активов. Лучший способ действий — проконсультироваться с опытным поставщиком решений для отслеживания активов, который поможет вам в разработке индивидуального решения для тегов активов, которое соответствует всем применимым стандартам и правилам, а также использует установленные передовые методы, чтобы гарантировать, что вы получите максимально возможную отдачу от ваших инвестиций.