Руководство из пяти пунктов по обеспечению перспективных закупок

Согласно текущему опросу, более 66% специалистов по закупкам говорят, что навигация по цепочкам поставок была самой большой проблемой в процессе закупок во время пандемии COVID-19. Неудивительно, что преодоление дефицита в цепочке поставок стало общей темой, учитывая, что всему миру нужны одни и те же товары и услуги, чтобы бизнес продолжал работать в обычном режиме, от дезинфицирующих средств для рук до костюмов СИЗ.

Ожидается, что проблемы цепочки поставок сохранятся, как минимум, в течение следующего года, поскольку мы продолжаем коллективно преодолевать последствия пандемии. Таким образом, команды по закупкам сейчас чаще, чем когда-либо, обращаются к технологиям, чтобы оцифровать свои процессы и адаптироваться. Процесс оцифровки закупок включает три новых этапа:реагирование, переоценка и соответствие требованиям будущего. Отделы закупок могут оказаться на другом этапе в зависимости от своей операционной системы до COVID-19.

Реагировать

Когда пандемия COVID-19 разразилась впервые, это означало, что отделам закупок приходилось делать все возможное, чтобы процессы продолжали работать в обычном режиме, что приводило к принятию ответных решений, а не стратегических. Этап «реагирования» цифровой трансформации закупок включает в себя такие инициативы, как:

• оптимизация операций за счет их включения в сеть для более эффективного реагирования на срочные запросы, касающиеся здоровья и безопасности населения;
• обеспечение улучшенных возможностей удаленной работы при удаленной работе или с ограниченным доступом к офису;
• использование онлайн-ресурсов, таких как базы данных поставщиков, для диверсификации и расширения пулов поставщиков в условиях сбоев в цепочке поставок и т. д.

Некоторые группы смогли быстро отреагировать, потому что у них была для этого инфраструктура, в то время как другим группам пришлось в короткие сроки внедрить новые инструменты и процессы для эффективного реагирования на чрезвычайные ситуации. Те, кто имел предвидение или стратегическое планирование для перехода к устойчивым цифровым процессам, таким как проверенные инструменты электронных закупок, могут продолжать использовать их в будущем с небольшими изменениями и корректировками. В то время как те, кто отреагировал на ситуацию в некоторой степени неотложной паники (как многие и должны были!), Теперь могут пересмотреть свои инструменты и процессы, которые они используют.

Переоценить

Поскольку отделы закупок продолжают реагировать на срочные запросы и потребности, связанные с COVID-19, они также должны переоценить инструменты и процессы, которые были первоначально приняты на этапе «реагирования», выявляя пробелы в эффективности, недостатки в соблюдении нормативных требований, а также наличие этих решений. устойчивы после пандемии. На этом этапе переоценки отделам закупок необходимо оценить свои операции и инструменты, используя такие вопросы, как:

• Оцифрованы ли мои сквозные операции (т. е. от поступления до управления контрактами)?
• и подключены?
• Является ли конвейер моего проекта централизованным и легкодоступным?
• Являются ли наши процессы интуитивно понятными и удобными для всех внутренних клиентов?

Кроме того, по данным MicKinsey, спрос на цифровые и бесконтактные услуги в США вырос на 20%, поэтому отделам закупок необходимо удовлетворить этот спрос, поскольку они определяют долгосрочные процессы оцифровки. Быстрая реакция закупок на COVID-19 путем предоставления цифровых платежей и предоставления услуг (особенно для тех, кто работает в государственном секторе) создала прецедент, которого клиенты или избиратели будут ожидать после пандемии.

Ориентация на будущее

Такие события, как широкое распространение вакцины, позволяют положить конец ограничениям и изоляции COVID-19, что побуждает многие организации серьезно задуматься над тем, чтобы выйти за рамки пандемии. COVID-19 привлек внимание к критически важной роли закупок во время кризиса - они будут восприниматься организациями как важные и стратегические игроки в процессе цепочки поставок, а не как необходимое бремя бюрократии, которое они так часто изображают. . Отделам снабжения необходимо будет создать основу для цифровой трансформации, сосредоточив внимание на эффективности, соблюдении нормативных требований и привлечении поставщиков для удовлетворения потребностей в восстановлении и удовлетворения растущих требований в отношении устойчивости, устойчивости и технологической адаптации.

По мере того как организации прошли через эти три этапа в прошлом году и будут продолжать переходить через них, мы стали свидетелями роста пяти основных тенденций, которые охватили функцию закупок в цепочках поставок. Эти тенденции необходимо учитывать по мере того, как организации вступают в фазу «будущего» и используют технологии в качестве уравновешивающего средства для них всех:

1. Решения по сокращению затрат. Отдел закупок не только должен делать больше с меньшими затратами, но и обеспечивать стратегию, которая поможет остальной части их агентства процветать, несмотря на ограниченные ресурсы.

Поскольку отделы закупок по всей Северной Америке продемонстрировали свой стратегический потенциал в первые дни пандемии COVID-19, им неизбежно придется принимать на себя основные решения, когда дело доходит до сокращение затрат и планирование, а также изменение приоритетов бюджета.

2. Работа на дому. COVID-19 положил начало новой нормализации удаленной работы, что является относительно новым для государственных служащих. Например, по состоянию на 2019 год только 42% федеральной рабочей силы США имели право на удаленную работу. Но в течение 2020 года в армии США, например, возможности удаленной работы увеличились на 400%.

Без сомнения, закупки потребуются для получения необходимых продуктов и решений для безопасного и эффективного построения инфраструктуры. Это будет означать тесное сотрудничество с I.T. отделы для поддержки меняющихся требований к работе.

3. Эффективность и адаптивность. Следующая нормальная процедура закупок будет включать пересмотр процессов закупок, что сделает их более быстрыми и гибкими в долгосрочной перспективе, а не только в чрезвычайных ситуациях, чтобы оправдать эти новые ожидания заинтересованных сторон и трехсторонних участников.

Поскольку команды по закупкам, особенно в государственном секторе, готовятся к прогнозируемой экономической нестабильности в ближайшие месяцы и годы, возможность более эффективно проводить больше заявок настраивает ваше агентство на быть быстрее, сильнее и продуктивнее даже в условиях изменения приоритетов бюджета и сокращения ресурсов.

4. Сосредоточьтесь на контрактах DBE. В движениях за социальную справедливость, таких как Black Lives Matter, за последний год граждане обращались к своему правительству с просьбой о переменах. Многие не осознают, что отделы закупок в государственном секторе имеют возможность продвигать общественное благо, создавая равные условия для различных поставщиков.

Необеспеченные предприятия (DBE) всегда были в центре внимания групп по государственным закупкам, но в прошлом году они стали приоритетным направлением, и мы увидим, что эта тенденция сохранится. Таким образом, команды могут использовать технологии (например, инструменты электронных закупок), чтобы действовать как уравнитель при заключении контрактов и аудита, чтобы обеспечить баланс между контрактами с поставщиками DBE и поставщиками, не связанными с DBE.

5. Данные и искусственный интеллект Отдел снабжения всегда был «мастером на все руки, ничего не знающим» отделом, который должен обладать опытом во всем, от строительства до информационных технологий. профессиональным услугам. В результате агенты по закупкам могут обнаружить, что много времени они тратят на поиск шаблонов в Google или на телефонные разговоры с коллегой из другого агентства, чтобы узнать, как они подходят к новым категориям.

Следующая нормальная процедура закупок будет включать в себя принятие решений на основе данных, чтобы помочь с доступом к контрольным показателям и аналитическим данным от коллег, чтобы помочь своим внутренним клиентам учитывать правильные требования и применять другие передовые методы закупок, такие как соответствующее взвешивание критериев, для достижения успешного результата.

Что это означает для правительства, продавцов бизнеса и граждан?

Эти тенденции уже начали захватывать рынок и будут продолжать это делать, причем настолько, что станут новой нормой закупок, как указано в электронной книге The Rise of Procurement’s Next Normal. Если рассматривать конкретно операции по государственным закупкам, команды станут более гибкими и стратегическими; многие агентства могут столкнуться с централизацией закупок, которые ранее были децентрализованными, поскольку отдел закупок продолжает укреплять свою репутацию партнера, управляемого данными.

Правительство будет рассматривать свой отдел закупок как ключевого стратегического игрока, обладающего способностью влиять как на социальные, так и на экономические решения через управление бюджетом и контрактами. У коммерческих поставщиков будут более четкие каналы связи и прозрачность процесса закупок. Таким образом, они будут лучше понимать и ценить процесс выбора поставщика, особенно когда речь идет о DBE. Наконец, граждане продолжат испытывать на себе влияние решений, принимаемых группами государственных закупок. Однако, поскольку решения о закупках будут более эффективными, последствия для граждан будут ощущаться быстрее, чем раньше. Также важно отметить, что экономические изменения - и выгоды - будут развиваться по мере того, как тенденция закупок в интересах социального равенства становится все более приоритетной для многих групп государственных закупок.

COVID-19, возможно, вынудил многие предприятия заблокировать и заставил многих людей работать из дома, но это также движущая сила ускоренной цифровой трансформации, которая во многих отношениях подтолкнула государственные закупки на его неизбежный путь, хотя и быстрее, чем кто-либо мог предсказали.

Омар Салайме - главный клиент и директор по продукту в Bonfire.