Использование преимуществ «нового EDI»

Пандемия COVID-19 продемонстрировала острую уязвимость до сих пор надежных методов ведения бизнеса перед серьезными экономическими потрясениями.

Для отраслей по всему миру неприятная правда заключается в том, что такие подходы, как «точно в срок» и «сборка на заказ», оказались недостаточными.

Хотя эти методики традиционно помогают сэкономить на хранении и хранении, они основаны на надежности доставки. Когда это меньше 100% гарантии или вообще выходит из строя, сеть поставок борется за непрерывность и вынуждена срочно искать альтернативные решения.

Другими словами, старые процессы слишком статичны, чтобы поддерживать динамический рабочий процесс. Поэтому по мере того, как умные компании стремятся оправиться от своего экономического удара, они будут применять уроки для повышения устойчивости сети за счет более надежных процессов.

Более крупные бренды, которые уже стали основными приверженцами автоматизации, вероятно, станут еще более технологичными, стремясь упростить аудит и оптимизировать рентабельность. Это может означать, что большему количеству их поставщиков придется инвестировать в электронные решения для заказа, доставки, выставления счетов и хранения торговой информации.

Предприятия любого типа будут вынуждены сократить время и затраты, связанные с управлением торговой документацией. В результате они будут все чаще обращаться к быстрым автоматизированным системам, которые проверяют транзакции и обходятся без человеческих усилий, необходимых для проверки и повторной отправки.

Изменить способ работы торговых отношений непросто, но когда дело доходит до улучшения процессов документооборота, помощь может быть найдена в более широком использовании электронного обмена данными (EDI).

Это давний подход, который позволяет легко передавать оцифрованную информацию по сети поставок. Вместо создания электронных таблиц с информацией о запасах и продажах, создания заказов и счетов-фактур вручную и отправки документов по электронной почте, которые необходимо ввести в системы торговых партнеров, EDI может автоматизировать всю деятельность по обмену данными транзакций для электронной торговли. Он предлагает потенциал для достижения экономии времени и средств, а также все необходимые требования к управлению по мере того, как мы выходим из COVID-19 и планируем будущее.

Вот шесть способов, которыми EDI может помочь вам преодолеть основные проблемы, связанные с повышением устойчивости цепочки поставок:

Защита денежных потоков. Многие компании боролись во время пандемии из-за отсутствия доступа к наличным деньгам. Чем более гибкими и адаптируемыми будут ваши процессы, тем лучше вы сможете защитить свою прибыль, ожидая обработки счетов. В идеале вам нужна согласованная система управления денежными потоками, регулирующая отношения между поставщиком и покупателем. Приложение для оплаты счетов, поддерживаемое EDI, может избавить от серьезной проблемы как поставщиков, так и покупателей.

Сбор данных. Чтобы компенсировать риск нарушения цепочки поставок, вам необходимо понять, как можно улучшить существующие процедуры и планирование управления рисками. Некоторые партнеры по цепочке поставок могут по-прежнему полагаться на бумажные процессы, что сопряжено с риском ошибки из-за человеческого фактора в оформлении заказа, а также в данных о доставке и счетах-фактурах. EDI может упростить сбор и форматирование данных, обеспечивая непрерывную непрерывную видимость заказов, отгрузок, счетов-фактур и платежей.

Сброс пороговых значений . Решение о том, когда развертывать различные варианты хранения, зависит от имеющихся в наличии систем раннего предупреждения. Это, в свою очередь, основано на точном представлении заказов на складские запасы. Вам необходимо хорошо понимать пороговые значения, показывающие, когда есть нехватка запасов, что вызывает необходимость повторного заказа, а также когда слишком большое количество запасов может привести к кризису хранения. Чем больше вы пострадали от срыва COVID-19, тем сильнее вам придется подумать о пересчете допусков по запасам и, следовательно, обнулении пороговых значений, когда необходимо принять меры. Наличие данных и данных о продажах, передаваемых торговым партнерам через EDI, означает, что вы можете скорректировать свой бизнес раньше, чтобы справиться с перебоями.

Диверсификация покупателей и поставщиков. Наличие разветвленной сети поставок и логистики поможет вам более устойчиво к любым сбоям. Однако это влечет за собой больше управленческой задачи. Каждые торговые отношения, вероятно, предполагают разные методы работы с документацией. Это означает, что данные должны быть переведены, прежде чем ими можно будет поделиться, что отнимает драгоценное время и ресурсы. EDI выполняет этот перевод за вас, поэтому вам не нужно идти «под капотом», чтобы убедиться, что системы взаимодействуют друг с другом.

Переход с устаревшей системы. Традиционный EDI имеет тенденцию включать сеть с добавленной стоимостью (VAN), которая влечет за собой плату за передачу данных за транзакцию. Это легко может привести к чрезмерным затратам. Теперь, благодаря расширенной оцифровке, базовая технология продвинулась вперед, и транзакционные издержки можно легко избежать, выбрав подходящего поставщика.

Проблемы со своим поставщиком решений EDI . Если вы уже используете систему EDI, естественно, что вы привыкли к определенному способу выполнения действий, рекомендованному вашими консультантами. Следует поднять один вопрос:платите ли вы плату за передачу данных или генерируете ли вы затраты на промежуточное программное обеспечение. Если да, скорее всего, ваш поставщик мало что делает для их оправдания. Гораздо лучше перейти на услугу с фиксированной оплатой, чтобы вы всегда знали, на каком основании вы стоите. Вам следует потребовать четкую модель ценообразования, точно отражающую необходимый вам уровень помощи, без каких-либо скрытых дополнительных услуг или авансовых платежей.

Хорошая новость заключается в том, что благодаря улучшенному электронному обмену данными появляется больше возможностей, чем когда-либо, избежать ручных операций при подключении сетей снабжения и проверке торговых данных.

Усовершенствованная оцифровка означает, что все части сети поставок могут обмениваться, записывать и защищать важную документацию на неограниченный срок, что дает вам уверенность в надежности и отслеживаемости.

Технологии позволяют каждому делать больше с помощью EDI. Поскольку цепочки поставок выходят из шока COVID-19 и смотрят в будущее, пора отказаться от устаревших систем и осознать истинные преимущества большей автоматизации.

Аниелло Сабатино - основатель и совместный управляющий директор Transalis .