Анализ процессов:что делать после анализа процессов

Примечание редактора :новичок в майнинге процессов? Мы предлагаем начать с вводного чтения Что такое анализ процессов? <я>.

Предположим, вы находитесь в следующей ситуации:вы управляете отделом, который выполнил все этапы анализа процессов и обнаружил свой реальный процесс с помощью анализа процессов. Теперь у вас есть представление о процессе.

В конце концов, у вас есть красивая модель процесса, в которой показано, как работают ваши люди и какие шаги они предпринимают в целом. Вы проверили все данные, и все согласны с тем, что они действительно видят истинное отражение своей работы в этой модели процесса.

Конечно, следующий логичный вопрос — «Что дальше?»

Что делать со статистикой?

Модель процесса — это всего лишь модель. К сожалению, простое знание вашего процесса не принесет пользы от анализа вашего процесса.

Вам необходимо связать знания, которыми вы владеете как владелец процесса/практик в своей компании, со знаниями, полученными из модели процесса.

Таким образом, вы действительно определите, какие части вашего процесса нуждаются в улучшении и какие изменения вы можете внести в свою организацию.

Вы можете действовать и изменить ситуацию к лучшему.

Узнайте, как интеллектуальный анализ процессов изменил другие компании.

Бизнес-концепции, которые имеют значение

Конечно, каждый процесс уникален, и каждая компания выполняет его по-своему, но многие проекты по анализу процессов преследуют схожие цели, которые извлекают выгоду из схожих бизнес-концепций.

Здесь вы найдете пять концепций, с которыми мы часто сталкиваемся при переходе от простой концепции к внедрению фактических изменений на основе анализа процессов.

1. Контекст процесса

У каждого процесса есть контекст.

Одна из самых важных целей при подготовке проекта процесса — как можно полнее зафиксировать этот контекст. Контекстная информация в вашей модели процесса обеспечивает гораздо более полезное представление ваших данных.

С помощью контекстной информации вы сможете связать потоки процессов или сроки, которые на первый взгляд могут показаться неестественными, с полным набором условий дела.

Такого рода понимание бесценно для формулирования правильного следующего действия по улучшению вашего процесса и проверки правильности изменений, которые вы планируете внести.

Итак, что вы должны искать с точки зрения контекста?

В общем, вы хотите зафиксировать все переменные, которые могут повлиять на процесс. Имея это в виду, эти переменные зависят от процесса, но позвольте мне привести пример того, что вам может понадобиться на практике.

В одном проекте простая информация о поставщиках помогла интеллектуальному анализу процессов стать мощным средством связи с этими самыми поставщиками.

В результате демонстрации различий в технологических процессах для тех поставщиков, которые используют стандартное приложение для выставления счетов, и для тех, кто не использует это приложение, преимущество приложения сразу стало очевидным.

Значительное сокращение объема переделок из-за отсутствия информации в счете, а также более быстрое время оплаты, намного меньше ручной работы и гораздо более оптимизированный процесс от закупки до оплаты.

2 . Соглашения о порядке выполнения операций

У каждого владельца процесса есть представление о том, как должен протекать его процесс.

Этой идеей может быть явное соглашение об определенном количестве проверок, которые должна выполнить команда. Конечно, это также может быть просто догадкой о том, какие отделы должны заниматься теми этапами процесса, которые необходимо изучить.

Добавление этих знаний в ваш набор инструментов для исследования процессов не только важно для любой формы проверки соответствия, но также может обогатить ваш анализ большим количеством информации от реальных специалистов по процессам.

Проверка соответствия — одно из самых мощных применений, которое облегчает интеллектуальный анализ процессов. Фактически сравнивая ожидаемый процесс с выполняемым процессом, владелец процесса может увидеть, где его ожидания не оправдываются, и принять соответствующие меры.

Один из моих коллег уже написал гораздо более подробный обзор проверки соответствия и ее преимуществ, и я настоятельно рекомендую прочитать ее, если вам интересно.

Иногда понимание процесса вашего анализа потока даже не должно быть чрезвычайно сложным, чтобы иметь ценность для бизнеса.

Простое знание того, кто выполнил определенный шаг, может уже дать ценную информацию об ожиданиях руководства в отношении выполнения процесса и фактической производительности сотрудников.

3 . Соглашения о сроках

Рядом с потоком процесса время — одна из наиболее часто обсуждаемых тем в проектах Process Mining.

Каждый владелец процесса хочет, чтобы его процесс выполнялся максимально эффективно, не срезая углы. Хотя невозможно определить, что это означает, используя только модель процесса.

Чтобы эффективно анализировать, какие части вашего процесса занимают больше времени, чем должны, знание того, сколько времени должен занимать каждый шаг процесса, важно.

Зная, сколько времени занимает каждый шаг, и сравнивая это с нашими ожиданиями относительно времени, мы можем обнаружить узкие места. , определить, где есть нехватка ресурсов , проанализируйте, где внешние зависимости замедлить процесс и многое другое.

Включение условий, содержащихся в контрактах с поставщиками или клиентами, позволяет еще более подробно изучить процесс работы.

Сравнивая дату платежа, например, с реальной датой платежа по полной шкале в процессе расчета кредиторской задолженности, мы можем получить конкретное представление о том, каких скидок нам не хватает. Возможно, мы платим слишком поздно или слишком ранняя оплата счетов негативно влияет на вас.

Другой очень естественный пример — соглашения об уровне обслуживания (SLA) для систем продажи билетов.

Почти каждая служба поддержки имеет соглашение о сроках, таких как время первого ответа и время решения. Выяснив, что вызывает превышение сроков обращения, мы можем улучшить наши ключевые показатели эффективности (КПЭ) в эти периоды времени и повысить удовлетворенность клиентов.

4 . Информация о пользователях

Некоторые из самых интересных результатов исследования процессов вы получите, наблюдая за тем, как люди работают вместе.

Во многих процессах, в которых участвует более одной команды, мы можем заметить тенденцию к ненужному смещению ответственности за дело. Это может не только вызвать задержки в выполнении процессов, но и вызвать раздражение в повседневной работе ваших сотрудников.

Добавляя команду, которая выполнила этапы процесса в UiPath Process Mining, мы можем проверить, соответствует ли не только наш поток процесса тому, что мы ожидаем, но и то, как наши дела проходят через разные команды.

Выявление различий между ожидаемым и текущим потоком команд позволяет нам определить, где может отсутствовать информация, а где нам нужно обеспечить дополнительную структуру.

Конечно, в данном контексте под командами понимаются любые группы людей, будь то страна, отдел или учреждение. Наблюдение за взаимодействием между различными группами людей может быть очень интересным для обнаружения, изучения и принятия мер.

5 . Отслеживание вашего прогресса

Конечно, для многих компаний, начинающих с анализа процессов, аналитика и обнаружение процессов кажутся наиболее интересными функциями, которые технология предлагает своим пользователям.

Тем не менее, обнаружение процессов позволяет провести только первый тест того, как ваш процесс выполнялся в прошлом. Эталонный тест может позволить получить некоторую полезную информацию, но без выполнения действий эта информация останется пустой.

После изменения вашего процесса каким-либо образом, в любой форме или форме следующим логическим применением интеллектуального анализа процессов является отслеживание того, какое влияние это изменение оказывает на производительность вашего процесса.

Действительно ли вы достигаете большего количества случаев, которые следуют правильному пути с первого раза?

Улучшаются ли ваши ключевые показатели эффективности в результате ваших изменений или требуются дополнительные действия?

Без актуального взгляда на ваш текущий процесс невозможно сказать, какое влияние оказали ваши изменения.

Вот почему после успешной настройки проекта аналитики процессов следующим пунктом в вашей повестке дня будет вопрос о том, как мы собираемся улучшить процесс и как мы собираемся измерять эту производительность.

Погружаемся глубже:Process Analytics:5 способов получить коммерческую ценность от результатов Process Mining

Какие KPI действительно показывают хорошо функционирующий процесс и как мы будем регулярно оценивать наши изменения, используя эти KPI?

Получив ответы на эти вопросы, вы значительно приблизитесь к циклу непрерывного совершенствования и сможете двигаться к идеальному процессу!

6 . Заключение

Изучение процессов — это только начало вашего увлекательного пути к совершенствованию бизнеса.

Настоящая разница заключается в изменениях, которые вы внедряете в своей организации, действиях, которые вы предпринимаете для предотвращения рисков, о которых вы теперь знаете, дополнительном бюджете и изменениях стратегии, которые необходимо выполнять в соответствии с пониманием процесса.

Помните, что ваша организация готова к анализу процессов, когда она готова к большим изменениям.

Но это ваш шанс вырасти и достичь стабильной и эффективной точки процветания бизнеса.

Удачной добычи!