Взбивание карандашом:когда здоровая система показателей слишком хороша, чтобы быть правдой

Посмотрим правде в глаза, все время от времени срезают углы. Может быть приятно отказаться от задачи, которая не добавляет ценности или отнимает слишком много вашего драгоценного времени. Однако, когда дело доходит до операций по техническому обслуживанию, попытки обойти повседневные задачи могут серьезно повлиять на ситуацию. К сожалению, кузнечные работы стали настолько распространены в мире технического обслуживания, что получили свое собственное прозвище:плетение карандашом. Сегодня мы рассмотрим, почему это происходит, почему это проблема и какие инструменты можно использовать для борьбы с ней.

Что такое взбивание карандашей?

Проще говоря, «взбивание карандашом» означает завершение работы, которая на самом деле так и не была завершена, будь то проверка, PM или проверка качества - все, что предназначено для предотвращения потенциальной поломки. Порка карандаша чаще всего происходит на уровне технического специалиста, и хотя на первый взгляд это может показаться проблемой из-за лени, на самом деле существует множество причин, по которым работа может быть порвана карандашом.

Причины порки карандашей

1. Слишком много задач, слишком мало технических специалистов

Идеальный цикл обслуживания включает четыре этапа:планирование, выполнение, проверка и действие. Планирование и выполнение относятся к планированию и выполнению задач, а проверки и действия относятся к анализу проделанной работы и внесению улучшений на основе результатов этих проверок.

В идеальном мире все запланированное техническое обслуживание, которое выполнено, будет оцениваться впоследствии, чтобы убедиться, что оно было выполнено правильно и достигло желаемого результата. Затем менеджеры по техническому обслуживанию могут использовать результаты этого анализа для лучшего планирования технического обслуживания в следующий раз.

Конечно, никакое техническое обслуживание не является идеальным. В реальном мире технические специалисты могут быть ошеломлены огромным количеством задач, которые они должны выполнить, а менеджеры слишком увязли в бумажной работе и других административных обязанностях, чтобы иметь возможность должным образом проверять и вносить корректировки в график PM. Именно здесь часто начинается взбивание карандашей. Без оптимизации PM может быстро произойти сползание объема работ, и ситуация может выйти из-под контроля, в результате чего и техническим специалистам, и менеджерам будет казаться, что легче сказать, что работа завершена, даже если это не так.

2. Технические специалисты не понимают сути

Если есть задача, которую технический специалист должен выполнить, он должен хорошо понимать, почему эта задача должна быть выполнена. Однако есть два случая, когда технические специалисты могут не установить эту связь.

Первый случай возникает, когда ожидается, что технический специалист выполнит осмотр в рамках задачи мониторинга состояния. Цель мониторинга на основе состояния - высвободить время, обычно затрачиваемое на профилактический ремонт или замену. Однако, если технический специалист выполняет проверки в рамках стратегии, основанной на состоянии, и эти проверки проходят каждый раз, он может просто прекратить проводить эту проверку, считая это бесполезной задачей. Важно использовать интервал P-F, чтобы найти золотую середину, когда проверка будет терпеть неудачу достаточно часто, чтобы технический специалист чувствовал, что это целенаправленная задача, которую нужно выполнить.

Другая причина, по которой технический специалист может не видеть смысла в выполнении задачи, заключается просто в том, что причина задачи не была им эффективно доведена до сведения руководства. Как мы заявляли ранее, ваши технические специалисты должны знать, почему они выполняют задачи, которые им было предложено выполнить. Если руководство не может эффективно сообщить, почему что-то необходимо сделать, и, похоже, не будет никаких очевидных последствий для невыполнения этой задачи, его могут порвать карандашом.

3. Требуется улучшить показатели, но реального плана по улучшению нет

Миром обслуживания правят метрики - это то, как организация узнает, что она вносит (или не делает) улучшения. Однако, как недавно обсуждал в своем подкасте «Rooted in Reliability» руководитель инженеров по решениям Fiix Стюарт Фергюссон, когда организация ставит цифры выше повседневной реальности своих сотрудников, то просто для того, чтобы успокоить руководство, будет бить карандашом.

Как сказал Фергюссон во время своего выступления в подкасте, «взбивание карандашом всегда проявляется в запаздывающих показателях». Чтобы прояснить, запаздывающие метрики - это более широкие и масштабные метрики, которые работают как долгосрочные цели, над которыми должна работать команда. Если организация устанавливает нереалистичные цели для запаздывающих показателей, это повлияет на работу, которая влияет на опережающие (повседневные) показатели. Если целевые показатели недостижимы или непосильны для технических специалистов, задачи могут быть взбиты карандашом, чтобы не отставать от внешнего вида.

Общая тема:проблема культуры

Есть несколько разных причин, по которым что-то может быть взбито карандашом, но каждая указывает на одну и ту же основную проблему:проблему культуры. Независимо от того, подписывается ли работа из-за того, что технические специалисты перегружены или потому, что они не видят смысла, ответственность за информирование о важности и мотивах работы ложится на руководство. Также должны быть внедрены процессы, обеспечивающие выполнение техническими специалистами необходимой, полезной и управляемой работы.

Как предотвратить хлестание карандаша

Взбивание карандашом происходит только в тех местах, где есть возможность процветать. К счастью, существует ряд решений, которые организация может использовать, чтобы держать это в узде.

Во-первых, ключевое значение имеет принятие мер по развитию культуры прозрачности и взаимного уважения между техническими специалистами и руководством. Это означает создание и поддержание атмосферы, в которой техническим специалистам будет комфортно задавать вопросы и выражать озабоченность. Это также означает создание атмосферы доверия, в которой технические специалисты чувствуют, что их проблемы выслушиваются и решаются.

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием также является отличным решением для создания отчетности на всех уровнях. Использование CMMS для планирования и отслеживания работы дает менеджерам по техническому обслуживанию более точное представление о том, сколько задач они на самом деле планируют и является ли это разумным объемом для назначения. Кроме того, наличие панели мониторинга, которая быстро отображает ключевые показатели эффективности, позволяет лучше понять, что происходит на самом деле, поэтому менеджеры могут лучше планировать работу и принимать ежедневные решения, поддерживающие эти показатели.

Для технических специалистов наличие приложения CMMS на мобильном устройстве, которое позволяет им отслеживать работу по мере их завершения, затрудняет рисование хлыста, поскольку им нужно вводить данные, такие как используемые детали и время начала и завершения рабочего задания. Более того, возможность добавлять комментарии к проверке через CMMS дает техническим специалистам немедленную обратную связь, в которой четко сообщаются следующие шаги.

Добавление уведомлений через CMMS к активам, которые являются ключевыми для работы вашей организации, повышает уровень прозрачности каждого рабочего задания, выполняемого с этим активом. Кроме того, возможность добавлять руководства пользователя в CMMS дает каждому техническому специалисту информацию, необходимую для выполнения любой задачи с активом.

Итог:создавайте ответственность сверху вниз

Как видите, взбивание карандашей редко является проблемой и обычно является симптомом более серьезной культурной проблемы. Наличие правильной культуры и инструментов будет иметь большое значение для предотвращения взбивания карандашей.