Каковы риски бумажных процедур для техников?

Даже если, как мы увидим позже, цель безбумажного бизнеса в отрасли все еще далеко от достижения, дематериализация идет полным ходом. Компании начинают осознавать преимущества оцифровки документов, включая процедуры, а также риски, связанные с сохранением бумажных носителей. Промышленные специалисты, которым нужны эффективные и надежные инструменты для выполнения своей работы, выиграют от этого перехода, обусловленного требованиями индустрии 4.0, цифровой и подключенной отрасли.

Оцифровка документов в соответствии с требованиями современного бизнеса

В то время как технологические достижения резко влияют на промышленный мир, а конкуренция становится все более жесткой, компании не могут позволить себе оставаться в стороне от этих событий. Требования к производительности и адаптации прогресса касаются, в частности, разработки и управления документацией и, в частности, процедур.

В главе 445 ISO 14001 требуется создание системы контроля документации. Это будет включать проверку и обновление документации, обеспечение наличия соответствующих версий документов, обеспечение их удобочитаемости и идентификации, а также предотвращение непреднамеренного использования устаревшей документации. Все это достигается с помощью цифровых инструментов.

Безбумажная рабочая среда:где мы находимся сегодня?

Хотя компании осознают преимущества дематериализации процедур и других документов, сегодня они все еще пытаются достичь цели безбумажных процессов. Согласно исследованию Ассоциации управления информацией и имиджем (AIIM), опубликованному в 2015 году, только 31% руководителей бизнеса признают, что в их офисах до сих пор полно бумажных документов (источник:infoDSI.com). По данным AIIM, только 17 % сотрудников работают в безбумажной среде.

Почему так сложно перейти на безбумажный формат?

Более половины руководителей предприятий (56%) ответили, что это связано с тем, что им по-прежнему нужны важные документы в бумажном виде:контракты, подписанные заказы на поставку и т. д. Другие отметили нежелание некоторых сотрудников обходиться без письменных документов и переходить к цифровым технологиям.

Менее точное представление реальной рабочей среды

Нет недостатка в рисках, связанных с ведением бумажной документации. Среди этих документов процедуры значительно выиграли бы от оцифровки. Действительно, для обучения нового сотрудника или ознакомления техника с различными рабочими станциями или инструментами гораздо эффективнее использовать, например, видеоноситель, чем бумажный документ. Как правило, визуальные процедуры (изображения, видео) способствовать пониманию и исполнению. Бумажные процедуры не могут отображать реальную рабочую среду (окружение, движение и т. д.) так же точно, как другие средства массовой информации.

Стоимость бумажных документов

Стоимость управления, обработки и хранения бумажных документов также является одним из их недостатков. Традиционная документация может представлять собой большие объемы, требующие значительного пространства для их хранения и не менее значительных ресурсов для их подшивки, архивирования и использования. Достаточно 2-3 компакт-дисков, чтобы вместить объем информации, эквивалентный примерно двадцати тысячам страниц на м2. Это показывает экономию места, которой можно достичь.

Бумажные документы также являются препятствием для продуктивной работы. , так как подсчитано, что работник тратит в среднем 50 % своего времени на поиск информации среди всех документов, а затем 15 % на ее чтение. Благодаря компьютеризации эти документы становятся более легко и быстро доступными, что сокращает время, затрачиваемое на их исследование, и позволяет уделять больше времени фактическим операциям, которые фактически производят.

Меньшая отслеживаемость и безопасность

Для технических специалистов наличие цифровой документации снижает риск уничтожения или потери информации. Возможность доступа к ним с разных сетевых терминалов и перенос их с помощью различных носителей (флешки, внешние жесткие диски, серверы, облако…) также значительно облегчает их повседневное использование.
Кроме того, бумажные документы имеют реальный дефицит в сроках. прослеживаемости и мониторинга. Знать историю информации, ее продвижение и вносимые в нее изменения гораздо сложнее, чем если бы она была дематериализована и переведена в цифровой формат. Это также относится к риску получения устаревшей документации.

О нас

Picomto — это программное решение для оцифровки всей вашей рабочей документации:рабочих инструкций, стандартных процедур технического обслуживания, контрольных списков…

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше!