Объяснение управления ИТ-активами:цель, преимущества и лучшие практики

Менеджер рынка основных средств

Содержание

• Что такое управление ИТ-активами?
• Типы ИТ-активов
• Почему важно управлять ИТ-активами?
• 8 лучших практик по управлению ИТ-активами
• Ключ к успеху ITAM? Прочные этикетки.
• Часто задаваемые вопросы

Основные выводы

Управление ИТ-активами это инструмент, который организации используют для управления своими ИТ-активами от закупок до утилизации. Цель состоит в том, чтобы максимизировать ценность этих активов, управляя ими таким образом, чтобы это соответствовало целям организации, таким как операционная эффективность и соответствие требованиям.

Технология лежит в основе почти каждого аспекта современной организации. Будь то цифровое программное обеспечение или физический актив, например настольные компьютеры, ваша организация полагается на ИТ-ресурсы, чтобы оставаться продуктивными и эффективными.

Однако управление технологическими активами может оказаться сложной задачей, особенно для крупных организаций.

Чтобы идти в ногу с растущим масштабом этой технологии, все больше компаний инвестируют в управление ИТ-активами. (ИТАМ) решения. Эта технология отслеживает и управляет всеми цифровыми и физическими ИТ-активами в одном месте, предоставляя руководителям беспрецедентную прозрачность показателей использования, затрат, соответствия требованиям и многого другого.

Подход вашей организации и настройка программного обеспечения оказывают огромное влияние на успех вашего общего подхода к управлению ИТ-активами. В этом руководстве мы объясним, какую пользу организациям приносит управление ИТ-активами, и поделимся лучшими практиками по мобилизации технологий ITAM.

Изображение Джонатан Борба из Пексели

Управление ИТ-активами (ITAM) — это стратегия отслеживания всех физических и цифровых ИТ-активов в одном месте. ITAM помогает организациям получить точный отчет о затратах на жизненный цикл технологических активов, чтобы максимизировать отдачу от инвестиций в ИТ-оборудование и программное обеспечение.

Вместо управления оборудованием в электронных таблицах или бумажных журналах регистрации/выдачи программное обеспечение ITAM позволяет легко отслеживать все активы в одном месте и отслеживать данные об их использовании.

ITAM не просто отслеживает активы. Он также поддерживает:

• Закупка технологий
• Снижение риска
• Лицензирование
• Управление жизненным циклом
• Обслуживание и обновление

Управление затратами, безусловно, является плюсом, но конечная цель ITAM — помочь организациям эффективно, законно и результативно использовать свои ИТ-активы. При правильной настройке ITAM сокращает время простоев и повышает производительность организации.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об ITAM:

Хотите БЕСПЛАТНЫЙ контрольный список для маркировки и отслеживания активов?

Нажмите кнопку ниже, чтобы получить бесплатный PDF-файл с нашим контрольным списком по управлению активами, в котором содержатся важные вопросы, на которые нужно ответить в рамках любого проекта по разметке, а также ключевые советы по разметке, которые помогут вам быстрее запустить и запустить систему управления активами.

Получить контрольный список ›

Типы ИТ-активов

Программное обеспечение для управления ИТ-активами обычно делит активы на две категории:цифровые и физические. Вам нужно и то, и другое, чтобы оставаться продуктивным, но способ отслеживания этих активов в решении ITAM будет отличаться.

Физические ИТ-активы — это материальные предметы, к которым можно прикоснуться. Эти активы являются частью вашей технологической инфраструктуры и включают в себя такие активы, как:

• Оборудование: Сюда входят компьютеры, серверы, сетевое оборудование и устройства хранения данных, такие как внешние жесткие диски.
• Периферийные устройства: Эти дополнительные устройства дополняют ваше основное оборудование, например принтеры, сканеры и мониторы.
• Мобильные устройства: Все больше сотрудников работают на ходу, особенно в таких отраслях, как строительство и складское хозяйство. Мобильные предметы могут легко пропасть, поэтому все больше организаций отслеживают смартфоны, планшеты и портативные сканеры с помощью программного обеспечения ITAM.
• Оборудование центра обработки данных: Сюда входят серверные стойки, системы охлаждения и источники резервного питания.

Большинству организаций необходимо решение для отслеживания физических активов, поскольку их легко сломать или потерять. Однако не менее важно использовать ITAM для отслеживания ваших цифровых активов, которые часто включают в себя:

• Программное обеспечение: В эту широкую категорию входят операционные системы, приложения и пакеты программного обеспечения.
• Лицензии: Для работы большинства корпоративных программ требуются лицензии. Системы ITAM отслеживают все лицензии и подписки на различные программные продукты и облачные сервисы. Поскольку многие организации случайно платят за лицензии, которые больше не используют, отслеживание этой информации — отличный способ выявить потери и сэкономить деньги.
• Цифровые медиа: Цифровые документы, изображения и видео считаются цифровыми активами, особенно если вы работаете в отделе маркетинга или творческой сфере.

В идеале решение ITAM вашей организации должно отслеживать все ИТ-активы. Отслеживание одного типа без учета других может привести к появлению слепых зон, которые в конечном итоге будут стоить дороже.

Почему важно управлять ИТ-активами?

Изображение Кристина из Отменить всплеск

Управление ИТ-активами имеет решающее значение для всех организаций, независимо от того, управляете ли вы небольшим стартапом или многонациональным предприятием.

Экономия

Вы можете управлять только тем, что измеряете, и это справедливо для ITAM. Вместо того чтобы инвестировать в ИТ-активы без какого-либо контроля, решение ITAM точно отслеживает ИТ-активы и управляет ими.

Некоторые современные платформы ITAM даже возьмут на себя все управление за вас с помощью автоматических функций, таких как машинное обучение и искусственный интеллект.

С ITAM вы можете избежать перекупки или недостаточного использования оборудования и программного обеспечения. Он определяет избыточные или недостаточно используемые активы, которые вы можете перераспределить или вывести из эксплуатации, чтобы сэкономить деньги. ITAM также значительно упрощает прогнозирование будущих расходов на ИТ, позволяя более точно составлять бюджет и финансовое планирование.

Улучшение соответствия требованиям и управление рисками

Когда дело доходит до управления конфиденциальными данными, хранящимися в ИТ-активах, первостепенное значение имеют полная отслеживаемость и соблюдение нормативных требований. Следуйте этому 10-шаговому подходу при планировании вывода из эксплуатации оборудования центра обработки данных, чтобы обеспечить сквозное соответствие требованиям:https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

– Мишель Медейрос (@MMLMedeiros) 1 декабря 2023 г.

Соблюдение требований важно для всех предприятий, но оно имеет решающее значение для жестко регулируемых отраслей, таких как химическое производство и фармацевтика. ITAM отслеживает все лицензии на программное обеспечение, гарантии и соответствующие нормативные требования, поддерживая точную инвентаризацию всех ИТ-активов, что может помочь вам избежать проблем, связанных с лицензированием программного обеспечения.

Эффективное управление активами также улучшает состояние безопасности вашей компании. Когда вы знаете, где находятся все ваши активы, гораздо проще защитить их от кражи или потери, что может привести к дорогостоящим нарушениям безопасности.

ITAM также обеспечивает актуальность и правильное обслуживание всего оборудования и программного обеспечения, защищая вас от развивающихся угроз кибербезопасности.

Повышение производительности и эффективности

Управление ИТ-активами дает вам четкое представление о доступных активах для улучшения распределения ресурсов и предоставления сотрудникам инструментов, необходимых для выполнения их работы. Таким образом, ITAM сокращает время простоя и сокращает время реагирования, особенно при возникновении проблем, связанных с ИТ.

Кроме того, хорошо управляемые ИТ-активы, как правило, имеют более длительный срок службы, что сокращает время простоя, связанное с неожиданными поломками и заказами на замену.

Долгосрочные преимущества

ITAM обеспечит успех вашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Он предоставляет ценные данные об использовании ИТ-активов, которые можно использовать для принятия стратегических решений об инвестициях в технологии и их обновлении.

ITAM также упрощает согласование ваших ИТ-активов с миссией и долгосрочными целями вашей организации, помогая вам оставаться верными своей миссии.

8 лучших практик по управлению ИТ-активами

Фото Фернандо Аркоса через Pexels

Управление ИТ-активами имеет множество преимуществ при условии, что вы следуете структурированному процессу максимизации своих активов. Независимо от того, есть ли у вас существующий процесс ITAM или вы хотите создать свой собственный с нуля, следуйте этим рекомендациям по управлению ИТ-активами.

1. Выбирайте программное обеспечение, которое отслеживает все

Большинство современных решений по управлению ИТ-активами отслеживают как цифровые, так и физические активы, но это не всегда так. Некоторые платформы отслеживают только цифровые активы, такие как лицензии, подписки и цифровые медиа.

Отслеживание одного типа активов полезно, но вашей организации по-прежнему необходимо оборудование, такое как компьютеры, серверы и сетевое оборудование, для доступа к этим цифровым активам, поэтому используйте решение ITAM, которое отслеживает все типы активов.

2. Оптимизируйте управление запасами с помощью технологий

Эффективное управление запасами и их отслеживание являются обязательными для ITAM. Вместо того чтобы вручную вводить активы в систему, используйте этикетки со штрих-кодом или RFID-метки, чтобы повысить точность и упростить весь процесс отслеживания активов.

Эта настройка гарантирует, что вы будете учитывать все активы, обновлять их статусы практически в режиме реального времени и находить их за меньшее время. Интеллектуальные метки также облегчают выявление потерь и принятие обоснованных решений об использовании активов.

3. Учет жизненного цикла устройства

Ни одно ИТ-оборудование или устройство не будет существовать вечно, и каждая часть оборудования в вашей организации в какой-то момент потребует утилизации. Решения для управления ИТ-активами отслеживают этап жизненного цикла и использование каждого актива, применяя более персонализированный подход к управлению активами.

Вместо простого отключения устройств в произвольную дату ваше решение ITAM будет предлагать индивидуальные предложения по техническому обслуживанию и возможной утилизации на основе фактических данных об использовании. Эта информация значительно упрощает принятие решений на основе данных о том, когда обновлять или выводить из эксплуатации активы, оптимизируя их долгосрочную ценность и полезность.

4. Резервное копирование ITAM с помощью официальных политик

Программное обеспечение для управления жизненным циклом ИТ сделает за вас большую часть тяжелой работы. Тем не менее, очень важно иметь собственную политику управления ИТ-активами, обеспечивающую резервное копирование программного обеспечения. Таким образом, вы создаете политики, которые работают для организации, а не просто следуете правилам программного обеспечения ITAM.

Все организации уникальны, поэтому создание политик и адаптация программного обеспечения ITAM к ним принесут лучшие результаты.

Создайте четкие политики для обслуживания, обновления и утилизации ИТ-активов. Например, возможно, вы выходите за рамки минимального уровня утилизации электронных отходов и создаете политику экологически безопасной утилизации, чтобы поддержать цели устойчивого развития вашей организации.

5. Используйте качественные и долговечные этикетки объектов

Изображение Кристина из Отменить всплеск

Некоторые метки ИТ-активов со временем тускнеют, стираются или отпадают, что снижает точность ваших усилий по ITAM. С самого начала используйте надежные метки ИТ-активов, чтобы повысить точность ITAM и избежать головной боли, связанной с частой заменой.

Прочные и защитные этикетки Camcode — это надежный вариант, защищающий от повседневного износа и воздействия факторов окружающей среды, таких как тепло или химическое воздействие.

Чтобы максимально эффективно использовать этикетки Camcode, обязательно:

• Размещайте ярлыки на видимых и доступных местах.
• Убедитесь, что этикетки надежно прикреплены прочным клеем.
• Включите штрих-коды или QR-коды для удобства сканирования и отслеживания.

6. Автоматизируйте все, что можете

Лишь немногие руководители имеют время или возможности вручную управлять сотнями или даже тысячами активов. Это не только отнимет больше времени, но и приведет к ошибкам и ответственности.

Автоматизированное программное решение сэкономит время и повысит качество отслеживания активов.

Простая автоматизация на основе триггеров сделает большую часть работы за вас. Например, вы можете настроить в своем программном обеспечении ITAM триггер для автоматического открытия заявки в службу поддержки, когда ИТ-отдел сканирует актив.

Не все программное обеспечение ITAM использует искусственный интеллект, но это полезная функция для быстрого анализа данных об использовании и выявления тенденций. Чтобы сделать статистически значимые выводы, необходимо собрать данные за несколько месяцев, но ITAM на базе искусственного интеллекта — это решение, экономящее время и часто превосходящее по эффективности людей-аналитиков.

7. Регулярно проверяйте активы

Иногда данные в вашем программном обеспечении ITAM не соответствуют тому, что на самом деле происходит на площадке. Регулярные проверки обеспечивают точность инвентарных записей, выявляют несоответствия, улучшают использование активов и проверяют их состояние.

Частые проверки также могут помочь в обеспечении соблюдения требований и управлении рисками, если вы работаете в регулируемой сфере.

8. Интегрируйте ITAM с другими бизнес-системами

Хотя решения ITAM, безусловно, могут упростить управление активами, они по-прежнему хранят данные об активах в одном месте. Интегрируйте ITAM с системами планирования ресурсов предприятия (ERP), управления персоналом (HRM) и финансовыми системами, чтобы получить более полную картину того, что происходит в вашей организации.

Интеграция даст вам более целостное представление о ваших ресурсах и улучшит координацию между различными отделами.

Ключ к успеху ITAM? Прочные этикетки

Управление ИТ-активами становится еще более важным, поскольку организации вкладывают больше времени и ресурсов в программное и аппаратное обеспечение. Эффективный ITAM – это не просто необходимость для улучшения работы, а стратегический подход, который сделает вашу организацию более прибыльной и эффективной.

Следуя передовым практикам ITAM, вы можете добиться значительной экономии средств, улучшить соответствие нормативным требованиям и повысить производительность.

Хитрость заключается в том, чтобы преодолеть разрыв между физическими ИТ-активами и вашим программным обеспечением ITAM. Надежные этикетки активов Camcode специально разработаны для того, чтобы не отставать от ваших активов, что делает этикетки незаменимым инструментом для повышения точности и эффективности ITAM.

Благодаря множеству опций, соответствующих потребностям ваших приложений, таких как этикетки из фольги Metalphoto® и решения для отслеживания ИТ-активов, обеспечивающие дополнительную безопасность, такие как полиэфирные этикетки с защитой от несанкционированного доступа, Camcode предлагает надежное и надежное решение для всех ваших потребностей в отслеживании ИТ-активов.

Посмотрите на этикетки Camcode в действии:запросите бесплатный образец этикеток Camcode прямо сейчас.

Часто задаваемые вопросы