Управление IT-активами (ITAM): назначение, выгоды и лучшие практики

Менеджер рынка основных средств

Что такое управление IT-активами?
Типы IT-активов
Почему управление IT-активами важно?
8 лучших практик управления IT-активами
Ключ к успеху ITAM? Долговечные этикетки
Часто задаваемые вопросы

Ключевой вывод

Управление IT-активами — инструмент, которым организации управляют своими IT-активами от закупки до утилизации. Цель — максимизировать ценность этих активов, управляя ими способом, согласованным с организационными целями: операционной эффективностью и соответствием нормам.

Технологии подкрепляют почти каждый аспект современной организации. Будь то цифровое ПО или физический актив вроде настольных компьютеров, ваша организация полагается на IT-активы для продуктивности и эффективности.

Однако управление технологическими активами может быть сложным, особенно для крупных организаций.

Чтобы 따라 за растущим масштабом технологий, больше бизнесов инвестируют в решения управления IT-активами (ITAM). Эта технология отслеживает и управляет всеми цифровыми и физическими IT-активами в одном месте, давая лидерам беспрецедентную видимость в метрики использования, затраты, соответствие и больше.

Подход и настройка ПО вашей организации оказывают огромное влияние на успех общего подхода ITAM. В этом руководстве мы объясним, как ITAM приносит выгоды организациям, и поделимся лучшими практиками для мобилизации ITAM-технологий.

Изображение: Jonathan Borba из Pexels

Управление IT-активами (ITAM) — стратегия отслеживания всех физических и цифровых IT-активов в одном месте. ITAM помогает организациям получить точный учет затрат жизненного цикла технологических активов для максимизации ценности инвестиций в IT-железо и ПО.

Вместо управления железом в таблицах или бумажных логбуках заезда/выезда, ITAM-ПО делает легко отслеживать все активы в одном месте и мониторить данные их использования.

ITAM не просто отслеживает активы. Оно также поддерживает:

Закупку технологий
Снижение рисков
Лицензирование
Управление жизненным циклом
Обслуживание и обновления

Управление затратами — определенный плюс, но конечная цель ITAM — помочь организациям эффективно, законно и эффективно использовать IT-активы. С правильной настройкой ITAM снижает простой и повышает организационную продуктивность.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об ITAM:

Хотите получить БЕСПЛАТНЫЙ чек-лист маркировки и отслеживания активов?

Нажмите кнопку ниже, чтобы получить PDF-версию нашего чек-листа управления активами. Он содержит ключевые вопросы для любого проекта маркировки, а также ключевые советы по тегированию, позволяющие быстрее запустить систему управления активами.

Получить чек-лист ›

Типы IT-активов

ПО ITAM обычно разделяет активы на две категории: цифровые и физические. Вам нужны оба для продуктивности, но как вы отслеживаете их в ITAM-решении будет отличаться.

Физические IT-активы — осязаемые предметы, которые можно потрогать. Они часть вашей технологической инфраструктуры и включают:

Железо (Hardware): компьютеры, серверы, сетевое оборудование, устройства хранения данных вроде внешних жестких дисков.
Периферийные устройства: дополняющие основное железо аддоны: принтеры, сканеры, мониторы.
Мобильные устройства: больше сотрудников работают на ходу, особенно в стройке и складах. Мобильные предметы легко теряются, поэтому больше организаций отслеживают смартфоны, планшеты, портативные сканеры с ITAM-ПО.
Оборудование дата-центров: серверные стойки, системы охлаждения, источники бесперебойного питания.

Большинству организаций нужно решение для отслеживания физических активов, потому что они легко ломаются или пропадают. Но так же важно использовать ITAM для отслеживания цифровых активов, которые часто включают:

ПО (Software): операционные системы, приложения, программные комплексы.
Лицензии: большинство корпоративного ПО требует лицензий. ITAM-системы отслеживают все лицензии и подписки на различные ПО-продукты и облачные сервисы. Поскольку многие организации случайно платят за лицензии, которые больше не используют, отслеживание — отличный способ выявить расточительство и сэкономить.
Цифровые медиа: цифровые документы, изображения, видео квалифицируются как цифровые активы, особенно в маркетинге или креативных сферах.

Идеально, ITAM-решение вашей организации должно отслеживать все типы IT-активов. Отслеживание одного типа и игнорирование других может создать слепые зоны, стоимость которых выше в долгосрочной перспективе.

Почему управление IT-активами важно?

Изображение: Christina из Unsplash

Управление IT-активами критично для всех организаций, будь то малый стартап или мультинациональное предприятие.

Экономия затрат

Вы можете управлять только тем, что измеряете — верно и для ITAM. Вместо инвестиций в IT-активы с нулевым надзором, ITAM-решение точно отслеживает и управляет IT-активами.

Некоторые современные ITAM-платформы даже делают всё управление за вас через hands-off функции вроде машинного обучения и ИИ.

С ITAM можно избежать перепокупки или недозагрузки оборудования и ПО. Оно выявляет избыточные или недостаточно используемые активы для перераспределения или списания. ITAM также сильно облегчает предсказание будущих IT-расходов, позволяя более точное бюджетирование и финансовое планирование.

Улучшенное соответствие нормам и управление рисками

Когда речь идет об управлении чувствительными данными несущими IT-активами, полная прослеживаемость и соблюдение нормативов — первостепенны. Следуйте этому 10-шаговому подходу при планировании списания железа дата-центров для обеспечения end-to-end соответствия: https://t.co/Sk1hovRa1Q #itad

— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1 декабря 2023

Соответствие нормам важно для всех бизнесов, но критично для строго регулируемых отраслей вроде химического производства и фармацевтики. ITAM отслеживает все лицензии ПО, гарантии и связанные регуляторные требования, поддерживая точный инвентарь всех IT-активов, способных вызвать проблемы с лицензированием ПО.

Эффективное управление активами также улучшает безопасность компании. Когда вы знаете, где все ваши активы, гораздо легче защитить их от кражи или потери, которые могут привести к дорогим нарушениям безопасности.

ITAM также гарантирует, что всё железо и ПО актуальны и должным образом обслуживаются, защищая от эволюционирующих киберугроз.

Повышенная продуктивность и эффективность

ITAM дает четкий взгляд на доступные активы для улучшения распределения ресурсов и предоставления сотрудникам инструментов для работы. Таким образом, ITAM снижает простой и улучшает время отклика, особенно на IT-связанные вопросы.

Плюс, хорошо управляемые IT-активы склонны иметь более длинные жизненные циклы, снижая простой от неожиданных поломок и заказов замен.

Долгосрочные преимущества

ITAM настраивает бизнес на успех в долгосрочной перспективе. Оно дает ценные данные об использовании IT-активов, которые можно использовать для стратегических решений об инвестициях в технологии и обновлениях.

ITAM также делает легче согласовать IT-активы с миссией и долгосрочными целями организации, помогая оставаться верным миссии.

8 лучших практик управления IT-активами

Фото: Fernando Arcos через Pexels

Управление IT-активами имеет много выгод при следовании структурированному процессу максимизации активов. Будь у вас существующий ITAM-процесс или хотите создать свой с нуля, следуйте этим лучшим практикам.

1. Выбирайте ПО, отслеживающее всё

Большинство современных ITAM-решений отслеживают и цифровые, и физические активы, но не всегда. Некоторые платформы только цифровые: лицензии, подписки, цифровые медиа.

Отслеживание одного типа полезно, но организации все равно нужно железо — компьютеры, серверы, сетевое оборудование — для доступа к цифровым активам, поэтому выбирайте ITAM-решение, отслеживающее все типы.

2. Оптимизируйте управление инвентарем с технологиями

Эффективное управление инвентарем и отслеживание — must для ITAM. Вместо ручного ввода активов в систему, используйте штрих-кодовые этикетки или RFID-теги для повышения точности и упрощения всего процесса отслеживания.

Эта настройка обеспечивает учет всех активов, обновление статусов в near real-time и локализацию за меньшее время. Интеллектуальные этикетки также облегчают идентификацию потерь и принятие обоснованных решений об использовании активов.

3. Учитывайте жизненные циклы устройств

Никакое IT-железо или устройство не выживет вечно, и каждая единица оборудования в организации понадобится утилизации. ITAM-решения отслеживают стадию жизненного цикла и использование каждого актива, принимая более персонализированный подход.

Вместо простого списания устройств по произвольной дате, ITAM-решение предложит кастомизированные предложения по обслуживанию и утилизации на основе реальных данных использования. Эти инсайты делают намного легче принятие данных-ориентированных решений о времени апгрейда или списания, оптимизируя долгосрочную ценность и утилиту.

4. Подкрепите ITAM официальными политиками

IT lifecycle management ПО сделает много тяжелой работы. Все равно критично иметь свои политики ITAM, подкрепляющие ПО. Так вы создаете политики, работающие для организации, а не просто следуете правилам, идущим с ITAM-ПО.

Каждая организация разная, поэтому создание политик и адаптация ITAM-ПО под них даст лучшие результаты.

Создайте четкие политики для обслуживания, обновления и утилизации IT-активов. Например, возможно, вы пойдете дальше минимума по утилизации e-waste и создадите экологичные политики утилизации для поддержки целей устойчивого развития.

5. Используйте высококачественные, долговечные этикетки активов

Изображение: Christina из Unsplash

Некоторые IT-этикетки выцветают, стираются или отпадают со временем, ухудшая точность ITAM-усилий. Используйте долговечные IT-этикетки с самого начала для повышения точности ITAM и избегания головной боли частых замен.

Долговечные этикетки активов и security-этикетки Camcode — устойчивый вариант, защищающий от ежедневного износа и экологических факторов вроде жары или химического воздействия.

Чтобы извлечь максимум из этикеток Camcode, обязательно:

Размещайте этикетки в видимых и доступных зонах
Обеспечьте надежное крепление с долговечным клеем
Включайте штрих-коды или QR-коды для легкого сканирования и отслеживания

6. Автоматизируйте всё, что можно

Мало лидеров имеют время или емкость для ручного управления сотнями или тысячами активов. Это не только занимает больше времени, но открывает ошибки и ответственность.

Автоматизированное ПО-решение сэкономит время и улучшит качество усилий отслеживания активов.

Простые триггер-базированные автоматизации сделают много работы за вас. Например, можно настроить триггер в ITAM-ПО для автоматического открытия тикета поддержки, когда IT-отдел сканирует актив.

Не все ITAM-ПО использует ИИ, но это полезная фича для быстрого анализа данных использования и выявления трендов. Нужно собрать несколько месяцев данных для статистически значимых выводов, но ИИ-ориентированное ITAM — время-экономящее решение, часто перевешивающее человеческих аналитиков.

7. Регулярно аудируйте активы

Иногда данные в ITAM-ПО не совпадают с реальностью на полу. Регулярные аудиты обеспечивают точность инвентарных записей, выявляют расхождения, улучшают использование активов и верифицируют состояние активов.

Частые аудиты также помогают с соответствием нормам и управлением рисками в регулируемых полях.

8. Интегрируйте ITAM с другими бизнес-системами

Пока ITAM-решения могут упростить управление активами, они все еще изолируют данные активов в одном месте. Интегрируйте ITAM с ERP, HRM и финансовыми системами для более полной картины того, что происходит в организации.

Интеграция даст более holistic взгляд на ресурсы и облегчит лучшую координацию между разными отделами.

Ключ к успеху ITAM? Долговечные этикетки

Управление IT-активами становится еще важнее, пока организации вкладывают больше времени и ресурсов в ПО и железо. Эффективное ITAM — не просто необходимость для лучших операций, но стратегический подход, делающий организацию более прибыльной и эффективной.

Следуя лучшим практикам ITAM, можно достичь значительной экономии, улучшить соответствие и поднять продуктивность.

Трюк в преодолении разрыва между физическими IT-активами и ITAM-ПО. Долговечные этикетки Camcode специально спроектированы для пошаговывания за активами, делая этикетки незаменимым инструментом для повышения точности и эффективности ITAM.

С разнообразием опций под нужды ваших приложений, таких как Foil Metalphoto® Labels и IT-решения отслеживания с добавленной безопасностью, вроде Tamper-Evident Polyester Labels, Camcode предлагает надежное решение для всех ваших потребностей в отслеживании IT-активов.

Увидьте этикетки Camcode в действии: запросите бесплатный образцовый набор Camcode сейчас.