Что такое тренерские карты и как они используются?

Коучинговые карты - важный компонент комплексной программы управления изменениями. Они используются, чтобы убедиться, что внесенные организацией изменения действительно работают, как запланировано. Использование коучинговых карточек создает безопасную возможность встретиться с людьми, живущими с переменами в своей повседневной жизни, и помочь им добиться успеха. Коучинговые карты были разработаны менеджерами проектов, которые видели, как несколько крупных организационных изменений исчезают через несколько недель или месяцев. Сами по себе коучинговые карты не гарантируют идеального изменения, но они являются важной частью изменений после того, как установка и обучение закончены и ожидается новое поведение. Долгосрочной устойчивостью можно управлять с помощью циклического подхода к использованию коучинговых карточек и решению проблем, обнаруженных в последнем раунде карточек.

Никогда не недооценивайте важность сохранения вовлеченности руководства, одновременно продвигая новые модели поведения и устранение любых препятствий, возникающих по мере появления новых процессов. Карточки коучинга предоставляют правильную причину для привлечения сотрудников, предоставляя бесценные данные о том, как на самом деле работает организация. Лидеры должны наугад выйти и сами провести коучинговые карточки и посмотреть, что они узнают о предстоящих изменениях.

Карточки коучинга анализируют три точки зрения на должность:действия, отчеты и документы и результаты по должности, а не по человеку. Назначение тренерской карты - выявить трудности и успехи, вызванные переходом к новой желаемой норме. Типично, что более 80 процентов выявленных трудностей придется решать лидерам; менее 20 процентов будет из-за того, что сотрудники сопротивляются изменениям. Создавая карточки, отражающие позиции по сравнению с отдельными лицами, собеседование помогает сотруднику, а не пугает его. В одном из самых первых случаев применения коучинговых карточек сотрудникам выдали коучинговые карточки за день до того, как лидеры подошли к ним, чтобы задать вопросы. Сотрудники с облегчением прочитали вопросы и увидели, что ожидания написаны в такой лаконичной форме. Самая распространенная реакция была:«Это здорово. Теперь я наконец-то понимаю, что мне нужно делать и на каких вещах мне больше всего нужно сосредоточиться ».

Используя процесс карточки коучинга, все новые изменения в вашей организации могут быть наблюдается в действии. Любое отклонение от намеченного результата будет выявлено и устранено. Без этого процесса люди могли бы продолжать использовать старые программы или процессы, не будучи обнаруженными, что подорвало бы общий успех. Эти карты предоставляют достоверные данные и снижают количество субъективных решений относительно того, насколько хорошо реализация будет принята. Ни одна группа не сможет добиться недостаточных результатов, если местные менеджеры заранее не узнают о проблемах с производительностью.

Вот пример того, как работает этот процесс. Организация пыталась изменить должность специалиста по техническому обслуживанию. Мастер сообщил, что он давал письменный отзыв о том, как на самом деле был выполнен каждый заказ на работу, но люди, которые должны были документировать эти записи, не выполняли свою часть работы. Это было подтверждено, когда заказ на работу нужно было выполнить снова, и обратная связь, которая была предоставлена ​​ранее, не была очевидна в следующем раунде заказов на работу. На основании этого комментария к тренерской карте группа лидеров приняла меры. Был проанализирован бизнес-процесс выполнения рабочих заданий, чтобы определить, где происходила разбивка и какие позиции в процессе играли роль. Люди, которые работали на этих других должностях, были собраны вместе, чтобы понять, что им мешает заставить процесс работать, и были составлены планы по переработке всего бизнес-процесса. Снова и снова проблемы фиксировались в карточках коучинга, а руководство способствовало их решению. Это сила информации, полученной из коучинговых карт. Никакая реализация не должна потерпеть неудачу, если лидеры будут прислушиваться к результатам карт и действовать в соответствии с ними. Десятки проблем обычно возникают после крупных организационных изменений. Команде руководителей следует проанализировать обобщенные результаты и определить приоритеты, которыми следует заняться в первую очередь:затем они должны действовать в соответствии с планами, а затем провести еще один раунд коучинговых карточек для измерения прогресса.

Представленный ниже PDF-документ является образец карточки коучинга для специалиста по техническому обслуживанию / планировщику. Вопросы отражают все аспекты изменений, которые претерпела организация для завершения своей программы. В этом списке не представлены все задачи, которые должна выполнить эта должность, но он включает в себя все, что люди на этой должности должны сделать для выполнения этого изменения. Тип изменения не важен. Не имеет значения, меняет ли организация процесс обслуживания, внедряет ли она новое бухгалтерское программное обеспечение или даже объединяет две компании. Любое существенное изменение, которое требует от сотрудников действовать по-другому, - идеальное время для использования инструкций, чтобы убедиться, что изменение стало частью вашей культуры и стало новой нормой.

Эта статья появилась в майском выпуске информационного бюллетеня RxToday от Life Cycle Engineering.

Загрузить образец тренерской карты (PDF)