Pencil Whipping (формальное заполнение): риски, влияние и стратегии предотвращения

Pencil whipping означает спешное подписание наряд-заказов или других задач, которые не были выполнены должным образом. Это может повысить риск поломок оборудования, проблем с инвентарем, опасностей для безопасности и многого другого для вашей организации.

Некоторые распространенные задачи, страдающие от pencil whipping, включают Профилактическое обслуживание (ППР), инвентаризацию, подписание поставок, инспекции безопасности и сертификацию обучения.

Где происходит Pencil Whipping в обслуживании

Это распространенные виды обслуживания, где происходит pencil whipping, вместе с причинами, почему руководство должно устранить pencil whipping в этих областях.

1. Проверки безопасности

Проверки безопасности особенно подвержены pencil whipping. Это потому, что они повторяются и происходят часто (часто еженедельно или даже ежедневно), поэтому техники могут находить их утомительными и стремиться закончить их быстро. Конечно, неправильные проверки безопасности могут создавать серьезные опасности.

2. Запланированные проверки

Все запланированные проверки уязвимы для pencil whipping. Когда сотрудники регулярно используют оборудование без видимых проблем, они могут предполагать, что оборудование пройдет инспекцию. Это предположение может привести к сокращению углов через спешное выполнение или пропуск инспекций. По мере того как техники повторно pencil whip одно и то же оборудование, эти активы могут неделями или месяцами не получать должной инспекции.

3. Инвентаризация

Складские сотрудники могут находить инвентарные формы утомительными, пугающими или обоими. Будь то намеренно или случайно, члены команды, действующие небрежно, могут вызывать задержки, влиять на бюджеты и вызывать дефицит запасов. Повторяющиеся ошибки подсчета могут существенно влиять на операции, удовлетворенность клиентов и KPI — не говоря уже о репутации вашей компании.

4. Сертификация обучения

Когда опытный новый сотрудник присоединяется к вашей команде, требует ли руководство от них прохождения сертификации обучения для задач, которые они уже умеют выполнять? Если нет, вы pencil whip их обучение. Если они доказали свою компетентность, это может казаться безвредным менеджерам — но оценщик соответствия не согласится. Обход сертификации обучения может даже привести к юридическим проблемам.

Предупреждающие признаки и примеры Pencil Whip

В отделах обслуживания ищите следующие паттерны:

• Необычная скорость проверки. Опытные техники могут работать быстро, но некоторые скорости неразумны. Ищите длинные чек-листы, завершенные за пару минут.
• Идентичные времена завершения. Один техник выполнил четыре наряд-заказа с одинаковой временной меткой? Это признак того, что что-то не так.
• Пропущенные поля и пункты чек-листа. Пустые места в чек-листах обслуживания указывают на то, что техник проигнорировал важные шаги.
• Копированные комментарии. Когда вы видите ту же заметку в каждом поле чек-листа или по нескольким чек-листам, это признак того, что кто-то спешил с инспекцией или пропустил её полностью.
• Повторяющиеся проблемы на проверенных активах. Скажем, актив продолжает ломаться, но все проверки безопасности и инспекции кажутся положительными. Изучите наряд-заказы внимательно, чтобы выявить неточности.

Почему Pencil Whipping — проблема?

Pencil whipping может казаться безвредным. Но если практика становится обычной, она может снежным комом нарастать, вызывая серьезные проблемы для вашей организации. Например, неадекватные инспекции могут привести к непредвиденным и дорогостоящим ремонтам, пропущенным срокам, продукции низкого качеству и недовольным клиентам. В худшем случае pencil whipping может даже привести к катастрофическим отказам оборудования, ставящим под риск безопасность сотрудников.

Если оставить без контроля, pencil whip также может вызывать проблемы, связанные с нормативным соответствием, увольнением, дорогими штрафами или даже юридическими проблемами. Работодатели могут уголовно преследовать сотрудников, чьи действия приводят к серьезным травмам. Затронутые третьи стороны также могут искать юридические компенсации. Поэтому критически важно обнаруживать и устранять pencil whipping.

Что вызывает Pencil Whip?

Pencil whipping происходит по разным причинам — и обычно лень рабочих не является одной из них. Читайте дальше для основных причин pencil whipping.

Перегруженные сотрудники

Когда слишком мало рабочих назначено на слишком много задач, они часто приоритизируют на основе того, что они считают наиболее важным. Это может привести к pencil whipping работы, которую они воспринимают как низкоприоритетную или низкорискованную. ПО для наряд-заказов — отличный способ оптимизировать рабочие процессы и автоматизировать ведение записей, освобождая больше времени для ваших сотрудников для выполнения всех запланированных задач обслуживания.

Неэффективное управление

Техники и другие работники, вовлеченные в работу профилактического обслуживания, должны знать, почему они выполняют им назначенные задачи — и передача этого является ответственностью менеджеров по обслуживанию. ПО для наряд-заказов позволяет создавать настраиваемые шаблоны, описывающие точно то, как и почему конкретная работа должна быть выполнена, помогая вашим сотрудникам оставаться информированными и в курсе сдвигающихся приоритетов, гарантируя, что общие стандарты соблюдаются всеми.

Давление для улучшения метрик

Работники могут чувствовать давление достичь того, что они чувствуют как недостижимые метрики производительности или ключевые показатели эффективности (KPI), иногда приводя к pencil whipped наряд-заказам. С ПО для наряд-заказов ваша компания может автоматически аудировать и анализировать всю активность обслуживания, помогая вам выявлять потенциальные области улучшения, а также устанавливать реалистичные и достижимые цели для вашей команды обслуживания.

Проблема рабочей культуры

Независимо от причины, если pencil whipping — обычная практика в вашей компании, она может быстро распространиться, приводя к поломкам, потере продуктивности и потраченным деньгам. Поэтому процессы должны быть установлены, чтобы гарантировать, что ваши рабочие имеют инструменты, необходимые для легкого выполнения и документирования всей своей работы профилактического обслуживания. С ПО для наряд-заказов сотрудники могут быстро подавать электронные подписи, заполнять настраиваемые формы, отслеживать свои задачи обслуживания и многое другое.

Как избежать Pencil Whip в вашей организации

Лучший способ предотвратить pencil whip — поощрять ответственность, прозрачность и обратную связь от всех ваших сотрудников.

Когда рабочие точно знают, что от них ожидается, имеют ресурсы для выполнения своих задач и имеют инструменты для легкой коммуникации с управлением, они более продуктивны, чувствуют себя более ценными и менее склонны прибегать к pencil whipping.

Пересмотрите или устраните квоты

Представьте, вы пытаетесь выполнить квоту на завершение наряд-заказов, стимулируемую бонусом или повышением. Будете ли вы тратить время на тщательное выполнение каждой задачи? Или вы поторопитесь немного — особенно в конце дня, недели или ближе к дедлайну квоты?

Нереалистичные квоты могут заставлять ваших сотрудников спешить с задачами. Некоторые могут сознательно пропускать шаги для экономии времени, другие — случайно. К сожалению, когда речь идет о безопасности и времени бесперебойной работы, неважно, почему они пропускают шаги. Последствия те же для ваших активов, объектов, сотрудников и третьих сторон.

Спросите сотрудников о Pencil Whip

Разрешите своим сотрудникам сообщать о pencil whipping. Вы можете проводить общие собрания, создавать систему анонимных подсказок или говорить с сотрудниками один-на-один. Ваша рабочая культура диктует лучший подход.

Будьте прямыми, но понимающими с любыми сотрудниками, обнаруженными в pencil whipping. Дайте им возможность скорректировать поведение и улучшиться. Это демонстрирует вашей команде, что ошибки нормальны, пока вы несете за них ответственность.

Проводите случайные проверки

Чтобы предотвратить pencil whipping или поймать его рано, внедряйте случайные проверки оборудования и активов. Поднимите недавние чек-листы и сравните их с вашей живой инспекцией. В лучшем случае всё совпадает, и ваше оборудование безопасно. И в худшем — вы ловите то, что предотвращает критический отказ.

Доверяйте вашему ПО CMMS

Чек-листы могут показывать тщательную инспекцию, но когда данные в реальном времени помечают потенциальный отказ, вы знаете, что что-то не так.

Мощное ПО для наряд-заказов, которое включается в компьютеризированную систему управления обслуживанием (CMMS) вроде eMaint, делает управление вашей командой обслуживания легким. Со всей информацией, организованной и доступной в реальном времени с любого умного устройства, менеджеры могут быстро выявлять и устранять потенциальные недостатки в текущих практиках обслуживания.

Pencil Whipping проникает незаметно, но вы можете предотвратить его с правильным ПО CMMS

Борьба с pencil whip с помощью ПО для наряд-заказов поможет вашей организации быстро и правильно выполнять критические задачи обслуживания, тем самым максимизируя продуктивность и эффективность вашей команды обслуживания.

Кроме того, с надежными возможностями отчетности ПО eMaint CMMS вы получаете спокойствие, зная, что у вас есть точные, актуальные записи, соответствующие любым релевантным стандартам. Это потому, что с ПО для наряд-заказов каждая активность документируется и штампуется во времени электронно, позволяя легкое извлечение в случае аудита.

Увеличивая время бесперебойной работы активов, снижая неплановые простои, минимизируя расходы на обслуживание и автоматизируя ведение записей, ПО для наряд-заказов быстро окупается.

Не ждите, получите eMaint, чтобы легко гарантировать, что ваши наряд-заказы не pencil whipped сегодня.