Объяснение порки карандашом:риски, влияние и стратегии предотвращения

Удары по карандашу означает  поспешное подписание рабочих заданий или других задач, которые не были выполнены должным образом. Это может увеличить риск поломки оборудования, проблем с инвентарем, угроз безопасности и многого другого для вашей организации.

Некоторые распространенные задачи, которые страдают от «хлыста карандаша», включают Профилактическое обслуживание (ПТО), инвентаризацию, подписание отгрузок, проверки безопасности и сертификацию обучения.

Где происходит взбивание карандашей при техническом обслуживании

Это типичные виды работ по техническому обслуживанию, при которых происходит порка карандашей, а также причины, по которым руководству следует сократить порку карандашей в этих областях.

1. Проверки безопасности

При проверке безопасности особенно подвержены ударам карандаша. Это связано с тем, что они повторяются и происходят часто (часто еженедельно или даже ежедневно), поэтому технические специалисты могут посчитать их утомительными и захотят закончить их как можно быстрее. Конечно, неправильные проверки безопасности могут представлять серьезную опасность.

2. Запланированные проверки

Все плановые проверки уязвимы к удару карандашом. Когда сотрудники используют оборудование регулярно и без видимых проблем, они могут предполагать, что оборудование пройдет проверку. Это предположение может привести к срезанию углов из-за поспешного проведения или пропуска проверок. Поскольку технические специалисты постоянно проверяют одно и то же оборудование, эти активы могут работать неделями или месяцами без надлежащего осмотра.

3. Проверка инвентаря

Сотрудники склада могут счесть формы инвентаризации утомительными, сложными или и тем, и другим. Намеренно или случайно, неосторожные действия членов команды могут вызвать задержки, повлиять на бюджеты и вызвать дефицит. Повторяющиеся ошибки в подсчетах могут существенно повлиять на операционную деятельность, удовлетворенность клиентов и ключевые показатели эффективности, не говоря уже о репутации вашей компании.

4. Сертификаты обучения

Когда к вашей команде присоединяется новый опытный сотрудник, требует ли руководство от него прохождения сертификации обучения для выполнения задач, которые он уже умеет выполнять? В противном случае вы подрываете их обучение. Если они доказали свою компетентность, менеджерам это может показаться безобидным, но специалист по оценке соответствия с этим не согласится. Если вы обойдете сертификаты об обучении, у вас могут даже возникнуть проблемы с законом.

Предупреждающие знаки и примеры ударов карандашом

В отделах технического обслуживания обратите внимание на следующие закономерности:

• Необычная скорость проверки. Опытные специалисты могут работать быстро, но некоторые скорости неоправданны. Ищите длинные контрольные списки, которые можно завершить за считанные минуты.
• Идентичные сроки выполнения. Выполнил ли один техник четыре заказа на работу с одной и той же отметкой времени? Это признак того, что что-то не так.
• Пропущенные поля и элементы контрольного списка. Пробелы в контрольных списках обслуживания указывают на то, что технический специалист проигнорировал важные действия.
• Скопировано вставленные комментарии. Когда вы видите одно и то же примечание в каждом поле контрольного списка или в нескольких контрольных списках, это признак того, что кто-то поторопился с проверкой или вообще ее пропустил.
• Повторяющиеся проблемы с проверенными объектами. Допустим, актив продолжает выходить из строя, но все проверки и проверки безопасности кажутся положительными. Внимательно проверяйте заказы на выполнение работ на предмет неточностей.

Почему битье карандаша — это проблема?

Порка карандаша может показаться безобидной. Но если эта практика станет обычным явлением, она может стать снежным комом, создавая серьезные проблемы для вашей организации. Например, ненадлежащие проверки могут привести к неожиданному и дорогостоящему ремонту, срыву сроков, некачественной продукции и недовольству клиентов. В худшем случае взбивание карандашей может даже привести к катастрофическим отказам оборудования, которые поставят под угрозу безопасность сотрудников.

Если его не остановить, кнут карандаша также может вызвать проблемы, связанные с соблюдением нормативных требований, увольнением, дорогостоящими штрафами или даже проблемами с законом. Работодатели могут привлечь к уголовной ответственности сотрудников, чьи действия привели к серьезным травмам. Затронутые третьи стороны также могут требовать возмещения юридического ущерба. Вот почему так важно обнаруживать и устранять биение карандашей.

Что вызывает вздутие карандаша?

Порка карандашей происходит по разным причинам, и, как правило, лень работника не входит в их число. Прочтите основные причины порчи карандашей.

Перегруженные работой сотрудники

Когда слишком малому количеству работников поручается слишком много задач, они часто расставляют приоритеты, исходя из того, что они считают наиболее важным. Это может привести к тому, что работа, которую они воспринимают как низкоприоритетную или с низким риском, может быть вытеснена карандашом. Программное обеспечение для заказов на работу – это отличный способ оптимизировать рабочие процессы и автоматизировать ведение учета, освобождая вашим сотрудникам больше времени для выполнения всех запланированных задач по техническому обслуживанию.

Неэффективное управление

Технические специалисты и другие работники, участвующие в работах по профилактическому техническому обслуживанию, должны знать, почему они выполняют возложенные на них задачи, и ответственность за информирование об этом лежит на менеджерах по техническому обслуживанию. Программное обеспечение для заказов на работу позволяет создавать настраиваемые шаблоны, которые точно описывают, как и почему следует выполнять конкретную работу, помогая вашим сотрудникам оставаться в курсе изменений приоритетов, обеспечивая при этом соблюдение общих стандартов.

Давление к улучшению показателей

Работники могут чувствовать давление, связанное с достижением того, что они считают недостижимыми показателями производительности или ключевыми показателями эффективности (KPI), что иногда приводит к тому, что рабочие задания выполняются карандашом. С помощью программного обеспечения для заказов на работу ваша компания может автоматически проверять и анализировать всю деятельность по техническому обслуживанию, помогая вам определить потенциальные области улучшения, а также установить реалистичные и достижимые цели для вашей команды технического обслуживания.

Проблема рабочей культуры

Независимо от причины, если порка карандашей является обычной практикой в вашей компании, она может быстро распространиться, что приведет к сбоям, снижению производительности и пустой трате денег. Вот почему необходимо внедрить процессы, обеспечивающие вашим работникам инструменты, необходимые для легкого выполнения и документирования всех работ по профилактическому обслуживанию. С помощью программного обеспечения для заказов на работу сотрудники могут быстро отправлять электронные подписи, заполнять настраиваемые формы, отслеживать свои задачи по обслуживанию и многое другое.

Как избежать «карандашного кнута» в вашей организации

Лучший способ предотвратить порчу карандашей — поощрять ответственность, прозрачность и обратную связь со всеми вашими сотрудниками.

Когда работники точно знают, чего от них ждут, имеют ресурсы, необходимые для выполнения своих задач, и инструменты для легкого общения с руководством, они более продуктивны, чувствуют себя более ценными и с меньшей вероятностью прибегнут к порке карандашом.

Пересмотреть или удалить квоты

Представьте, что вы пытаетесь выполнить квоту по выполнению заказа на работу, стимулированную бонусом или повышением зарплаты. Вы бы потратили время на тщательное выполнение каждой задачи? Или вы бы немного поторопились — особенно в конце дня, в конце недели или перед истечением срока выполнения вашей квоты?

Нереалистичные квоты могут привести к тому, что ваши сотрудники будут спешить с выполнением своих задач. Некоторые могут сознательно пропустить шаги, чтобы сэкономить время, а другие могут сделать это случайно. К сожалению, когда дело касается безопасности и бесперебойной работы, не имеет значения, почему они пропускают шаги. Последствия такие же для вашего имущества, объектов, сотрудников и третьих лиц.

Спросите сотрудников о кнуте для карандашей

Предоставьте своим сотрудникам возможность сообщать о порке карандашей. Вы можете проводить общие собрания, создать систему анонимных советов или разговаривать с сотрудниками один на один. Культура вашего рабочего места будет определять лучший подход.

Будьте прямыми, но понимающими с любыми сотрудниками, уличенными в порке карандашом. Дайте им возможность исправить свое поведение и стать лучше. Это покажет вашей команде, что допускать ошибки можно, если вы берете на себя ответственность.

Проводить выборочные проверки

Чтобы предотвратить порчу карандаша или вовремя его обнаружить, проводите выборочные проверки оборудования и активов. Поднимите недавние контрольные списки и сравните их с результатами проверки в реальном времени. В лучшем случае все совпадает, и ваше оборудование в безопасности. А в худшем случае вы ловите что-то, что предотвращает критический сбой.

Доверяйте своему программному обеспечению CMMS

Контрольные списки могут показывать тщательную проверку, но когда данные в реальном времени указывают на потенциальный сбой, вы знаете, что что-то не так.

Мощное программное обеспечение для заказов на работу, включенное в компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS), например, eMaint, упрощает управление вашей командой технического обслуживания. Благодаря тому, что вся информация организована и доступна в режиме реального времени с любого интеллектуального устройства, менеджеры могут быстро выявлять и устранять потенциальные недостатки в текущих методах обслуживания.

Возможно, что карандаши бьются, но вы можете предотвратить это с помощью подходящего программного обеспечения CMMS

Борьба с «карандашом» с помощью программного обеспечения для заказов на работу поможет вашей организации быстро и правильно выполнять критически важные задачи по техническому обслуживанию, тем самым максимизируя производительность и эффективность вашей команды технического обслуживания.

Кроме того, благодаря надежным возможностям составления отчетов программного обеспечения eMaint CMMS вы можете быть спокойны, зная, что у вас есть точные, актуальные записи, соответствующие всем применимым стандартам. Это связано с тем, что с помощью программного обеспечения для заказов на работу каждое действие документируется и имеет отметку времени в электронном виде, что позволяет легко найти информацию в случае проверки.

Программное обеспечение для заказов на работу быстро окупается за счет увеличения времени безотказной работы активов, сокращения времени незапланированных простоев, минимизации расходов на обслуживание и автоматизации ведения учета.

Не ждите, используйте eMaint, чтобы с легкостью гарантировать, что ваши рабочие заказы не будут испорчены сегодня.