Промышленное производство
Промышленный Интернет вещей | Промышленные материалы | Техническое обслуживание и ремонт оборудования | Промышленное программирование |
home  MfgRobots >> Промышленное производство >  >> Manufacturing Technology >> Промышленные технологии

Пять препятствий для доставки в домашний офис - и как их преодолеть

Для многих компаний массовый исход в этом году из общих офисных помещений привел к борьбе за оснащение сотрудников наиболее подходящими технологическими инструментами и облачными корпоративными системами для поддержки удаленной работы. Особенно сложными являются решения для тех процессов, которые традиционно основывались на централизованной корпоративной структуре, таких как почтовые отделения и отделы отгрузки.

Как эффективно внедрить решение для всей компании, которое позволяет вашим сотрудникам безопасно, эффективно и экономично пересылать деловые материалы по почте из разных мест?

Организации, которые ранее могли управлять, скажем, четырьмя корпоративными офисами, должны выяснить, как эффективно управлять 4000 домашних офисов. Вы не можете просто бросить документы в почтовую тележку или оставить посылку в почтовом центре. В конечном итоге вы потеряли значительные знания о племени, которые обычно управляли этими процессами.

Независимо от того, сколько у вас домашних офисов в текущей среде, вам необходимо выяснить, как автоматизировать и контролировать подключение, настройку и запуск в течение пяти ключевых этапов реализации, управление которыми вы обычно полагаетесь на центральную команду. в физическом месте.

1. Настройка системы

Прежде всего, убедитесь, что новая облачная система, которую вы выбираете, позволяет быстро и легко создавать учетные записи операторов связи и разрешения конечных пользователей. Убедитесь, что у него есть возможности массового импорта, которые позволят вам быстро загружать информацию, будь то простая загрузка списка Excel или интеграция с вашей системой управления персоналом (HRMS). Это очень важно для обеспечения того, чтобы реализации не мешали утомительные задачи ручного ввода данных.

Также крайне важно четкое понимание централизованных почтовых и транспортных операций вашей компании, чтобы их можно было преобразовать в рабочие процессы для конкретных ролей. Убедитесь, что в системе есть инструменты для адаптации пользовательских интерфейсов к вашему желанию работы. Определите людей, которых необходимо привлечь, и вовлеките их на раннем этапе процесса, чтобы они могли помочь зафиксировать все процессы и требования, которые система должна обеспечить. Выберите лидера проекта и поручайте ему объединить администраторов и специалистов в многофункциональную команду, которая проследит за успешной настройкой системы до завершения.

2. Виртуальная адаптация и обучение

После того, как система настроена, вы готовы к развертыванию решения для домашнего офиса для всей своей команды. Убедитесь, что ваша команда знает, кто является лидером проекта - центральное контактное лицо, которое может решать вопросы и другие проблемы, которые могут возникнуть, когда пользователи подключены к системе.

Предоставьте пользователям смешанные ресурсы для адаптации и обучения, которые подходят для различных стилей обучения на рабочем месте, вместо того, чтобы использовать универсальный подход. Визуальные учащиеся получат пользу от демонстраций продуктов и обучающих видеороликов, равно как и слушатели, обучающиеся на слух, если эти инструменты также предоставляют слуховой компонент. Тем не менее, вербальные ученики могут предпочесть структурированные руководства пользователя, в то время как кинестетические (практические) ученики захотят сразу погрузиться в них, возможно, с образцом проекта, над которым они могут попрактиковаться.

3. Обеспечение безопасности данных

Хотя наличие системы почтовой рассылки и доставки в удаленном домашнем офисе позволяет вашей команде работать из любого места с подключением к Интернету, для многих компаний это вызывает серьезные проблемы с безопасностью и соблюдением нормативных требований. Вы теряете возможность управлять устройствами и подключениями, через которые ваши сотрудники получают доступ к ним.

Важно переоценить протоколы безопасности вашей компании и установить политики, которые защитят как ваш бизнес, так и ваших удаленных сотрудников. Обязательно используйте систему единого входа (SSO) и воспользуйтесь преимуществами функций безопасности системы, чтобы подкрепить свои усилия, таких как переменные права на видимость, настройки разрешений на основе правил и автоматизированные процессы утверждения. Это позволит вам централизованно контролировать, кто имеет доступ к системе, а также что они могут видеть и делать в ней.

4. Обеспечение заинтересованности сотрудников

Как гласит пословица, можно привести лошадь к воде, но нельзя заставить ее напиться. Точно так же вы можете оснастить своих сотрудников безопасной удаленной системой и обучить их пользоваться ею, однако заставить их это сделать - еще одна проблема. Фактически, в большинстве случаев новое программное обеспечение выходит из строя, скорее из-за того, что его не приняли пользователи, а не из-за функциональности самого инструмента.

Предоставление сотрудникам возможности самостоятельно выбирать перевозчиков или методы почтовой пересылки и доставки может привести к потере контроля над расходами или, что еще хуже, создать угрозу безопасности, если они ждут в очередях в почтовых отделениях или центрах доставки.

Связь сверху вниз от вовлеченного исполнительного руководства имеет решающее значение для демонстрации важности нового решения для доставки в домашний офис. Почему вы внедряете эту систему? Как это поможет компании в достижении бизнес-целей? Какую пользу это принесет каждому сотруднику в его роли? Здесь может помочь адаптация приложений к конкретным рабочим процессам.

Особое значение имеет определение «почему» инвестиций. Подчеркните, что система - это вложение, направленное на благо сотрудников, а не только для облегчения ведения бизнеса в обычном режиме во время удаленной работы - будь то облегчение их работы, упрощение или устранение утомительных задач и / или предоставление им дополнительной информации или функциональности, которой у них раньше не было. .

5. Отслеживание ответственности пользователей

Однако этого недостаточно, чтобы стимулировать заинтересованность сотрудников. Также нужно контролировать и отслеживать; в идеале - с помощью функции отчетности на основе единой базы данных транзакций, в которой фиксируются транзакции по отправке и отправке писем, созданные всеми пользователями. Решения для точечной доставки или решения с одним оператором связи создают разрозненные хранилища данных, которые не позволяют вам запускать консолидированные отчеты выверки центров затрат, которые в противном случае помогли бы вам обнаружить перерасход бюджета или расхождения между ожидаемыми и фактическими затратами для всех операторов.

Помимо мониторинга активности пользователей, многие решения позволяют создавать отчеты для выделения неактивных пользователей. Вы также можете выявить «мошеннических» грузоотправителей, которые не соблюдают политику компании, например, пользуются услугами экспресс-перевозчика, когда наземное обслуживание было бы дешевле, или используют систему для обработки несанкционированных личных отправлений.

Часто недостаточное или неправильное использование системы сводится к обучению и осведомленности. Поощряйте своих сотрудников оставлять отзывы о проблемах, которые вы можете решить с помощью инструментов конфигурации системного администрирования.

Хотя до сих пор неясно, когда утихнет кризис COVID-19, несомненно, что сотрудники и работодатели одинаково признают преимущества работы из дома. Многие организации воспримут этот вариант как «новую норму» далеко за пределами пандемии.

Соответственно, компании могут продолжать контролировать расходы и эффективность, сохраняя при этом безопасность сотрудников, с централизованно управляемым решением для рассылки и доставки для всех перевозчиков и всех пользователей.

Боб Мэлли - управляющий директор Pierbridge.


Промышленные технологии

  1. 4 препятствия на пути внедрения программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (и способ…
  2. Семь распространенных ошибок при сборке и упаковке - и как их исправить
  3. Шесть распространенных логистических ошибок и как их избежать
  4. Семь проблем доставки на последней миле и способы их решения
  5. Четыре типа кибератак и как их предотвратить
  6. Три ловушки доставки на последней миле - и как их избежать
  7. Семь распространенных ошибок при транспортировке и как их избежать
  8. 4 основные причины выхода из строя распределительного устройства и способы их предотвращения
  9. Как спланировать и инвестировать в новую систему CAD/CAM
  10. Основные причины сбоев машины и способы их предотвращения