Чему цепочки поставок могут поучиться у военных планировщиков во время кризиса

Управление цепочкой поставок постоянно меняется, даже если оно ведёт себя как обычно. Стихийное бедствие может выявить или подчеркнуть слабость в цепочке поставок организации. Сегодня мы столкнулись с глобальной пандемией, которая поставила многие компании на колени. Более чем когда-либо организациям необходимо стабилизировать и максимизировать свои усилия для смягчения любых угроз в их собственных цепочках поставок.

Динамика текущей ситуации с COVID-19 имеет сходство с военными боевыми задачами, поскольку потребность в эффективной коммуникации, быстром принятии решений и планировании резервирования является ключом к поддержанию гибкости любой организации. Упражнение по совместному планированию (CPE) - это трехэтапный процесс, который позволяет выявлять, анализировать и смягчать угрозы для организации. Это адаптация инструмента планирования, используемого вооруженными силами США, который способствует формированию команды и развитию лидеров, а также позволяет операции хорошо реагировать на неопределенное будущее и нестабильный рынок.

Глобальная цепочка поставок оказалась в историческом состоянии изменения, которое может длиться довольно долго. Совместное планирование - не новая концепция, но по мере того, как мы приближаемся к неопределенным неделям и месяцам вперед, потребность в принятии решений с ограниченной информацией растет.

Настоящая сила этого упражнения заключается в часовом мозговом штурме с группой, в которую входят сотрудники, работающие в рамках процессов, а опытный фасилитатор поддерживает и направляет беседу. Важно отметить, что ограничение участия руководства или высшего руководства в этом сеансе мозгового штурма позволяет персоналу устранять угрозы, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными или обсуждаемыми.

Мозговой штурм с командой цепочки поставок может состоять из пяти участников. В идеале фасилитатор будет стремиться поощрять обсуждение двух угроз, двух анализов на каждую угрозу и двух стратегий смягчения на анализ в рамках каждого соответствующего шага процесса для каждого члена команды. Целью часового занятия и команды из пяти человек будет выявление не менее 10 прямых угроз, 20 анализов и 40 стратегий смягчения.

Шаг 1. Выявление угрозы. Группа проведет мозговой штурм и определит все, что считается прямой угрозой для цепочки поставок. Фасилитатор должен поощрять быстрые и отзывчивые ответы, записывая все на доске для сухого стирания. Одним из примеров может быть стабильность поставщика.

Шаг 2. Анализ угроз. После выявления прямых угроз фасилитатор проведет группу по оценке возможных способов, которыми каждая угроза может повлиять на цепочку поставок. Следует учитывать как краткосрочные, так и долгосрочные эффекты. Примером может служить то, как стабильность поставщика может повлиять на цепочку поставок компании в следующие шесть месяцев, следующий год и следующие пять лет.

Шаг 3. Стратегии смягчения последствий . На этом заключительном этапе фасилитатор побуждает группу разработать стратегии смягчения последствий. Координатор задокументирует их, чтобы их можно было представить как результаты. Примерами могут служить диверсификация поставщиков, отображение цепочки поставок и избыточность поставщиков.

Помните, что фасилитатор должен поощрять как минимум от двух до пяти ответов на каждого участника на каждом этапе и записывать всю относящуюся к делу информацию по ходу дела.

Фасилитатор должен организовать все обсуждаемые данные и информацию высокого уровня, чтобы получить первый результат, называемый Сводкой угроз. Этот документ будет скопирован и передан высшему руководству или высшему руководству, а оригинал сохранен для исторической справки.

Затем фасилитатор проанализирует, что было сделано, детализирует выявленные прямые угрозы, оценит возможные последствия каждой из них и разработает стратегии смягчения. После того, как все будет организовано и организовано, фасилитатор предоставит второй результат высшему руководству или высшему руководству, который называется «Подробный анализ угроз». В нем будут описаны предлагаемые меры по смягчению последствий с точки зрения группы или команды, проводящей мозговой штурм.

Преимущества для организации, использующей CPE, можно определить по качеству анализа с точки зрения штатного персонала, выполняющего работу каждый день. Вовлечение сотрудников, чьи основные роли подвержены угрозам в цепочке поставок, дает ценные сведения, которые часто упускаются из виду на уровне руководства. Этот процесс также подходит для упреждающего решения проблем на основе решений и предоставляет организации возможность ускорить процесс принятия решений руководством, предоставив данные, необходимые до возникновения угроз.

Организации также могут обрести новый уровень доверия между вовлеченными сторонами после выявления прямых угроз, что приведет к четкой и краткой коммуникации относительно смягчения последствий. Это также снижает панику среди организаций, когда условия приводят к неожиданным изменениям, и предоставляет руководству многочисленные стратегии смягчения последствий для реализации.

Поддерживая использование этого часового упражнения, любая компания может получить важный и актуальный источник данных для дальнейшего принятия решений, что приведет к улучшению обслуживания клиентов. Подготовка вашей организации к реагированию на неизвестность может улучшить способность вашей компании работать на копейку, в то время как ваши конкуренты не будут реагировать.

В бизнесе время измеряется деньгами. Для американских сил в зонах боевых действий это можно измерить по тому, сколько солдат вернется домой. Когда силы находятся во враждебном окружении, очень важно, чтобы все стороны были проинформированы и понимали план, чтобы уменьшить панику, неуверенность и страх, которые возникают в результате непредвиденных событий. Быстрые решения обычно принимаются с использованием ограниченной информации и основаны на процессе планирования, который определяет и обсуждает прямые угрозы, что сокращает время выполнения и увеличивает вероятность успеха. Способность проявлять гибкость и проактивность при прямом выявлении угроз, анализе и планировании смягчения последствий позволяет военным спасать жизни, а предприятиям - экономить деньги. Сейчас, как никогда ранее, организациям необходимо стабилизировать и максимизировать свои усилия по смягчению любых угроз в своих цепочках поставок.

Крис Олейник - старший менеджер по цепочке поставок армии США в отставке. Шелли Якобуччи - аналитик производственной цепочки поставок.