Почему Cloud? Три преимущества, которые следует учитывать

Организации получают множество преимуществ от переноса своего программного обеспечения и вычислительной инфраструктуры в облако.

IDC прогнозирует, что к 2025 году глобальная сфера данных превысит 163 зетабайта (триллион гигабайт), что примерно в десять раз больше, чем в 2016 году. Компании рискуют еще больше отстать в своей способности определять, что важно, защищать все, что важно, и находить ключевые данные в нужный момент. По мере роста объемов данных возрастают стоимость и сложность их локального хранения, что делает эффективное управление информацией первоочередной задачей для транспортных и логистических организаций. Облачная служба управления корпоративным контентом (ECM) может помочь.

Многочисленные эксперты подтверждают финансовую выгоду облака. Nucleus Research, фирма, специализирующаяся на оценке финансовой отдачи от инвестиций в технологии, считает, что облачные вычисления приносят в 3,2 раза больше ценности, чем локальное ПО. Тем не менее, многие транспортные и логистические компании не спешат внедрять облачные сервисы, поэтому финансовые выгоды не осознаются в полной мере. Облачный ECM также может помочь обеспечить соблюдение нормативных требований, повысить кибербезопасность и упростить управление парком транспортных средств.

Преимущества использования облака:

Обеспечение соблюдения нормативных требований. Многочисленные правительственные постановления требуют, чтобы компании защищали конфиденциальные данные, включая файлы сотрудников, информацию о клиентах и ​​финансовые записи. Например, Федеральное управление безопасности автотранспортных средств (FMCSA) требует, чтобы водители могли предоставлять электронный журнал действий по запросу сотрудников правоохранительных органов. Кроме того, Министерство транспорта США требует определенных действий по ведению документации, включая хранение бизнес-записей в течение различных периодов хранения, в зависимости от типа записи. Обеспечение соответствия этим стандартам может быть сложной задачей, особенно в среде, где бумажные документы являются нормой.

Преобразование записей в электронный формат может значительно упростить соблюдение нормативных требований. Многие системы управления документами позволяют пользователям заблокировать доступ к информации, обеспечивая защиту информации, позволяющей установить личность (PII). Кроме того, вы можете настроить автоматические расписания хранения записей, которые уведомят вас, когда документ хранится достаточно долго, и предоставят вам возможность разрешить уничтожение. Наконец, электронные документы, хранящиеся в облаке, обеспечивают мобильный доступ к таким записям, как журналы водителей, делая их доступными по мере необходимости - даже в дороге.

Повышение кибербезопасности. От записей управления автопарком, таких как журналы технического обслуживания транспортных средств и водителей, до общих деловых документов, таких как отчеты о сотрудниках и финансовые отчеты, каждая транспортная и логистическая компания наводнена информацией, которой необходимо тщательно управлять. Определенная информация должна быть конфиденциальной, и утечка данных может иметь разрушительные последствия как для доверия потребителей, так и для финансов компании. Количество компаний в США, пострадавших от утечки данных, почти удвоилось в период с 2016 по 2017 год - с 24 до более чем 46 процентов, при средней стоимости нарушения в 3,62 миллиона долларов.

Перемещение документов в облачную службу ECM может улучшить защиту конфиденциальной информации. Поставщики облачных услуг по необходимости являются экспертами в области кибербезопасности. Многие системы предлагают множественные средства защиты, включая шифрование, надежное применение паролей и доступ к конкретному контенту, который ограничивает файлы и даже отдельные документы авторизованным пользователям. В большинстве случаев компании обнаруживают, что их безопасность повышается, когда информация переносится из их собственной корпоративной сети в облачную службу.

Упрощение управления автопарком. Управление автопарком - одна из наиболее важных функций для логистических компаний, которые должны отслеживать текущее и планируемое местонахождение транспортных средств, управлять записями о клиентах и ​​отгрузке, а также обеспечивать безопасность водителей, одновременно доставляя товары вовремя. Новый класс технологий, называемый роботизированной автоматизацией процессов (RPA), может как упростить управление парком, так и снизить его стоимость. RPA использует электронные учетные записи пользователей, называемые «ботами», для входа в различные приложения, для проверки и обмена данными, а также для автоматического выполнения ручных задач, таких как ввод данных. В сочетании с облачным ECM, эти технологии могут значительно сократить расходы за счет оптимизации процессов маршрутизации и предоставления сотрудникам возможности перейти к задачам с более высокой добавленной стоимостью.

По мере роста объема данных вам потребуются более совершенные инструменты для управления бизнесом. Обдумывая цели своей компании и подразделения, спросите себя:где облако может помочь вам достичь желаемых результатов?

Кристина Роббинс - менеджер по маркетингу компании Digitech Systems LLC, поставщика программного обеспечения для управления корпоративным контентом (ECM).