Пять основных показателей аналитики расходов для менеджеров по закупкам

Если вы недавно присоединились к организации или перешли на новую роль, которая напрямую связана с закупками, может быть сложно понять, с чего начать. Даже если вы занимаетесь этой ролью какое-то время, вихрь повседневной активности может отвлечь вас от прочного целостного представления о взаимоотношениях вашей организации с базой снабжения.

Существуют сотни ценных показателей, которые помогут вам лучше понять цепочку поставок вашей компании. Но, как и у любого профессионала, у вас ограниченное время, и запросы на отчетность могут отвлекать вашу команду от важных дел. Если вы занимаетесь закупками и пытаетесь лучше понять, какой товар или категорию вам присвоили, понимание цифр особенно важно для успешного старта.

Вот пять основных показателей аналитики расходов, а также способы их определения, где их найти и какое влияние они оказывают на вашу компанию:

Общие расходы поставщика

С самого начала вам нужен надежный источник для отслеживания общих расходов поставщика (который не включает такие вещи, как выплаты сотрудникам) и дата, которая позволит вам соответствовать отчетности. Может возникнуть соблазн создавать отчеты просто по утвержденным заказам на поставку, но это может не включать в себя различные способы оплаты, такие как карты покупки и поставщики, которые оплачиваются как часть транзакции, не говоря уже о счетах, которые могли не быть оплачены.

Поговорите со своим финансовым партнером, чтобы определить стандарт компании для рассмотрения каких-либо расходов поставщика и согласования вашего числа с датами и категориями в главной бухгалтерской книге. Обязательно учитывайте несколько систем и структуру компании, следя за недавними слияниями или приобретениями. Это число, в котором вы должны быть уверены, особенно если вы собираетесь упоминать его в компании руководителей. Это должно применяться ко всем следующим показателям аналитики расходов в качестве основного правила.

С учетом общих расходов продавца вы должны спросить себя:насколько велик пирог? Сколько компаний он охватывает и сколько систем учета? Насколько сложно было добраться?

Эти ответы помогут вам понять сложности, которые необходимо преодолеть отделу закупок для достижения своих целей, и насколько сложно может быть применение политик против организации.

Если вы хотите произвести впечатление, вы также должны знать, как это число складывается в процентном отношении к доходу вашей организации и как оно соотносится с отраслевыми стандартами.

Прямые и косвенные расходы

Проще говоря, прямые расходы относятся к покупкам, непосредственно связанным с продуктами вашей компании, а косвенные - к покупкам, которые не включены. Его широко понимают в производстве и розничной торговле, но его сложнее определить в других отраслях, особенно в сфере услуг. Если ваша компания выполняет свои обязательства перед клиентами через субподряд, или если продукт поставщика напрямую перепродается вашим клиентам, вам следует считать это прямыми расходами. Источники прямых затрат необходимо подбирать более тщательно, в тесном сотрудничестве с дизайнерами продуктов, но они могут предоставить большие возможности при рассмотрении цепочки поставок. (Подходы Lean / Six Sigma часто дают отличные результаты). Очень важно, чтобы ваша команда по закупкам и поставщикам понимала, как их решения влияют на качество продукта, который вы предоставляете своим клиентам.

Косвенные расходы - это то, где вы можете решить серьезные проблемы с экономией - вещи, которые ваша компания покупает для поддержки своей деятельности. Зачастую это менее отраслевой характер и дает возможность сэкономить, если вы используете рынок. Старайтесь не сосредотачиваться только на стратегических расходах, но также полностью просматривайте отчет до своих хвостовых расходов - 20 процентов расходов, которые обычно распределяются между 80 процентами ваших поставщиков.

В итоге вы должны понимать, какой процент ваших расходов является прямым и косвенным, и иметь возможность разбить все следующие показатели для обоих.

Влиятельные и управляемые расходы

Влиятельные расходы - это расходы, которые закупки могут измениться в результате переговоров, выбора других поставщиков или изменения спроса. Это в первую очередь организационное решение, которое значительно различается в зависимости от компании и руководства. Платежи по ссуде, арендная плата или лизинговые платежи, возмещение расходов сотрудникам, благотворительные пожертвования, почтовые расходы, налоги и многое другое могут попадать в области, которые руководство пометило «вне пределов» для закупок. Иногда это неожиданный разговор, когда предположения могут стоить дорого.

Управляемые расходы - это сумма расходов, фактически получаемых закупками. Обычно это определяется как расходы по контракту, но на самом деле это любая транзакция, в которой закупки участвовали в поиске поставщиков или переговорах.

Стратегические поставщики

Стратегические поставщики - это комбинация ваших поставщиков с самыми высокими расходами и тех, от кого ваша компания зависит при доставке продуктов или услуг своим клиентам. Вы должны быть знакомы с общими затратами, предоставленными товарами, количеством отделов, закупающих у поставщиков, и, что наиболее важно, с риском, который эти поставщики представляют для деятельности вашей компании. Это поставщики, эффективность которых действительно имеет значение для работы, безопасности и репутации вашей организации.

Как минимум, просмотрите поставщиков, которые обеспечивают 80% ваших покупок. Вы можете быть удивлены, насколько их мало. Оттуда обратитесь к своим партнерам по рискам или обеспечению непрерывности бизнеса, чтобы понять, как они думают о рисках поставщиков и кого они считают наиболее важными поставщиками для каждой организации или бизнес-подразделения.

Хвостовые расходы

По другую сторону данных о ваших стратегических поставщиках - это хвост. Эти покупки составляют только 20 процентов ваших расходов, но часто 80 или более процентов от суммы вашего поставщика. Хвост может быть одновременно убийцей производительности и отличным способом сэкономить деньги. Есть ли способ лучше автоматизировать управление хвостовыми расходами и консолидировать поставщиков? Хвостовые расходы - отличное место для поиска возможностей автоматизации.

Вопросы, которые стоит задать себе:как ваша компания в настоящее время работает над этим? Используются ли каталоги, и если да, то действительно ли они снижают расходы? Сколько времени уходит на то, чтобы «толкать бумаги» на управление этими небольшими долларовыми транзакциями?

Надежные данные могут помочь компаниям сэкономить до 12% на нераспределенных расходах. Но независимо от того, в какой области вы тратите средства, понимание аналитики и показателей по основным расходам позволит вам принимать более разумные решения о покупке и снизить риски.

Эрин Макфарлейн - руководитель отдела стратегии и исполнения в Fairmarkit.